Zakon o računovodstvu koji je uveden 2022. godine propisuje zakonsku obavezu da se fakture privrednih subjekata moraju dostavljati u elektronskom obliku. Ova zakonska obaveza vezana za elektronsko fakturisanje odnosi se samo na sastavljanje i dostavljanje elektronskih faktura, kao verodostojnih računovodstvenih isprava.
Izdavaoc elektronske fakture ima obavezu da svojim primaocima, preduzetnicima i pravnim licima, sve račune izdaje i dostavlja u elektronskom obliku. Ujedno, dokumenti moraju biti potvrđeni elektronskim potpisom ili drugom identifikacionom oznakom odgovornog lica.
Zbog obaveze elektronskog fakturisanja koje postaje zakonska obaveza za subek
preduzetnike i pravna lica, privrednici mogu očekivati veće dodatne troškove svog poslovanja. Iako se kroz nacrt zakona o elektronskom fakturisanju može videti da obaveza prelaska na elektronsko fakturisanje ima brojne prednosti, ona donosi i poskupljenje poslovanja, kao i dodatne obaveze privrednih subjekata. U proseku, očekuje se da računovodstvene usluge postanu skuplje za oko 30 evra mesečno na 100 faktura.
Izdavanje računovodstvenih dokumenata u elektronskom obliku
Prema Zakonu o računovodstvu propisano je da se knjiženje poslovnih promena vrši na osnovu verodostojnih računovodstvenih isprava. Računovodstvene isprave, kao poslovni dokumenti o nastalim poslovnim promenama, u skladu sa aktuelnim propisima i Zakonom o računovodstvu mogu biti u obliku pisanog dokumenta ili u formi elektronskog zapisa.
Da bi dokumenti koji se dostavljaju knjigovodstvenim agencijama bili verodostojni, moraju da sadrže sve osnovne elemente koje ima faktura, kao i potrebne podatke za knjiženje u poslovnim knjigama. To je potrebno kako bi se iz konkretnog računa ili računovodstvene isprave mogao saznati osnov, vrsta i sadržaj poslovne promene. Ispravnost i tačnost računovodstvenih isprava odnosi se i na elektronsko fakturisanje, tj. propisi se primenjuju i kada je u pitanju izdavanje elektronskih faktura.
Propisana je zakonska obaveza kreiranja i izdavanja faktura u elektronskom obliku. Ova obaveza odnosi se preduzetnike i pravna lica, da fakture koje izdaju svojim primaocima moraju sastavljati i dostavljati u elektronskom obliku. Fakture takođe moraju biti potvrđene od strane ovlašćenog lica za potpisivanje, čime se potvrđuje verodostojnost dokumenta (elektronskim potpisom ili drugom identifikacionom oznakom).
Fakture koje su izvorno nastale u elektronskom obliku, kao i fakture koje su nastale digitalizacijom, smatraju se validnim samo ukoliko su potpune, istinite, računski tačne i ako su potpisane (elektronskim potpisom), ali i ako umesto potpisa sadrže identifikacionu oznaku odgovornog lica. Moraju biti potpune, tj. da sadrže sve elemente elektronske fakture.
Kada vođenje poslovnih knjiga vrši knjigovodstvena agencija, pored kontrole ispravnosti poslovnih dokumenata i unetih podataka što obuhvata knjigovodstve usluge, ona ima obavezu da kao posrednik omogući razmenu podataka i slanje elektronskih računovodstvenih isprava između dva pravna lica.
Obaveze i odgovornost oko izdavanja računovodstvenih isprava
Pravno lice ili preduzetnik koji sastavlja fakturu ili neku drugu računovodstvenu ispravu mora tačno i potpuno sastaviti dokument. Da se ne bi dogodile greške preporuka je da bude angažovana knjigovodstvena agencija. Izdavaoc e-fakture ima odgovornost za istinitost i ispravnost unetih podataka, kao i za računsku tačnost i verodostojnost nastale poslovne promene.
Pored tačnih i istinitih podataka, svaka računovodstvena isprava koja je sastavljena u formi elektronskog zapisa, da bi bila validna mora sadržati i sledeće:
- elektronski potpis odgovornog lica za nastalu poslovnu promenu ili
- drugu identifikacionu oznaku odgovornog lica.
Odgovorno lice je osoba ovlašćena za izdavanje računovodstvenih isprava, a u ovom slučaju za fakture u formi elektronskog zapisa. Pre knjiženja poslovnih promena u unosa podataka u poslovne knjige, firma ima obavezu da odredi lice koje će proveriti da li je dokument ispravan i verodostojan.
Privredni subjekti, odnosno pravna lica i preduzetnici su u obavezi da preduzmu sve potrebne mere zaštite računovodstvenih isprava, kako bi se one zaštitile od gubitaka, oštećenja ili izmena. Takođe, potrebno je da tehnička oprema, nosioci podataka i softver koji se koristi za sastavljanje elektronskih računa budu ispravni i zaštićeni. Dodatno, izdate i primljene elektronske fakture moraju se čuvati u skladu sa propisima.
Elektronska dostava faktura ili druge dokumentacije se može slati sa e-majl adrese koja je registrovana kod APR-a, ali i sa bilo koje druge mejl adrese koju odredi izdavalac računa. Ne postoji obaveza da se dostava računovodstvenih isprava ili e-faktura vrši isključivo sa adrese elektronske pošte koja je prethodno registrovana u Agenciji za privredne registre.
Identifikaciona oznaka umesto elektronskog potpisa
Elektronski računi ili drugi računovodstveni dokumenti umesto potpisivanja elektronskim potpisom ili sertifikatom ovlašćenog lica, mogu koristiti i neku drugu identifikacionu oznaku. U tom slučaju, pravno lice tj. preduzetnik mora da sastavi svoj interni akt i da u okviru akta uredi organizaciju računovodstva. Internim aktom mora se predvideti korišćenje identifikacione oznake umesto ručnog ili elektronskog potpisa.
Internim aktom je potrebno definisati sledeće:
- precizirati koja će identifikaciona oznaka biti korišćena umesto potpisa,
- odrediti ovlašćenu osobu koja će biti odgovorna za izdavanje elektronskih faktura, kao računovodstvenih isprava. Pomoć oko rešenja u vezi izdavanja i transakcija računovodstvenih isprava pruža i knjigovodstvena agencija.
Identifikaciona oznaka predstavlja svaku oznaku koja jednoznačno određuje ili upućuje na odgovorno lice, koje je ovlašćeno za izdavanje računovodstvenih isprava. Identifikaciona oznaka može biti neka od sledećih oznaka:
- potpis,
- faksimil,
- ime i prezime,
- elektronski potpis,
- kombinacija oznaka.
# Broj dokumenta ili interna šifra kao identifikaciona oznaka računa
Zakon o računovodstvu ne definiše izgled identifikacione oznake na fakturi. Ali, da bi faktura bila validna, bez pečata i potpisa, mora da sadrži identifikacionu oznaku. Na osnovu identifikacione oznake izdata faktura se može povezati sa odgovornim licem koje je sastavilo ili odobrilo račun.
Konkretno, ako je na primljenoj e-fakturi kao identifikaciona oznaka naveden broj dokumenta ili interna šifra dobavljača (kombinacija slova i bojeva), tada se račun ne može povezati sa osobom koja je kreirala ili izdala taj dokument. Odnosno, na osnovu identifikacione oznake koju predstavlja broj dokumenta ili interna šifra, primaocu računa nije poznato ko je ovlašćeno lice za sastavljanje isprave.
# Računi bez potpisa ili bez identifikacione oznake
Fakture koje su bez identifikacione oznake lica koje je odgovorno za nastanak poslovne promene i na kojima je naznačeno da su punovažne bez pečata i potpisa, ne predstavljaju verodostojni račun. Računovodstvene isprave, odnosno e-fakture moraju da budu potpisane od strane odgovornog lica, koje svojim potpisom garantuje da je uneta poslovna promena tačna i verodostojna.
Podatak da je račun izvorno nastao na računaru i da je punovažan bez pečata i potpisa, ne menja zakonsku regulativu prema kojoj se utvrđuje validnost računa. Fakture moraju sadržati potpis odgovornog lica ili drugu identifikacionu oznaku.
Pečat, kao element elektronske fakture
Vlada Republike Srbije donela je Zaključak da pečat nije obavezan element računovodstvene isprave. Upotreba pečata nije obavezna u poslovanju preduzetnika, privrednih društava i drugih privrednih subjekata, odnosno ne postoji obaveza da računovodstvene isprave moraju biti overene i pečatom, uključujući i elektronske fakture.
Institucije, banke, državni organi i druge organizacije nemaju pravo da od preduzetnika ili pravnih lica zahtevaju upotrebu pečata, jer on više nije obavezan. Pečat nije potreban ni prilikom prijema pošte, niti prilikom izdavanja potvrda, ne mora se koristiti za popunjavanje obrazaca, kao ni za podnošenje zahteva, za zaključivanje pravnih poslova i slično.
Dokumentacija koja prati robu u elektronskom obliku
Računovodstvena dokumentacija koja prati robu može biti u papirnom obliku, ali može biti i u formi elektronskog dokumenta. One moraju biti ispravne i da ispunjavaju uslove, u skladu sa propisima. Ove isprave validne su kao original, ali mogu da budu i kopije.
Računovodstvene isprave koje prate robu odnose se na isprave o proizvodnji, nabavci i prodaji, kao i druga dokumenta koja su u vezi sa prevozom robe. Da bi bile validne, sve isprave moraju sadržati podatke u skladu sa propisima.
Kaznene odredbe za nepoštovanje obaveze izdavanja e-faktura
U skladu sa Zakonom predviđene su sankcije ukoliko se načini privredni prekršaj – ako se prekrši obaveza izdavanja elektronskih faktura ili za ne čuvanje e-faktura u skladu sa zakonom.
Novčane kazne su sledeće:
- za preduzetnike novčana kazna može biti u iznosu od 50.000,00 do 500.000,00 dinara.
- Kazna za pravna lica, odnosno za veće kompanije ukoliko načine prekršaj iznosi od 200.000 do 2.000.000 dinara.
- Odgovorna lica u pravnom licu se takođe kažnjavaju za prekršaj. Novčana kazna za odgovorno lice iznosi od 50.000 do 150.000 dinara.
