Skrolujte za još

Kako koristiti elektronska dokumenta, pečate i elektronski potpis?

avg 23, 2020

HBL > Vesti > Clanak > Kako koristiti elektronska dokumenta, pečate i elektronski potpis?

Punovažnost elektronskog dokumenta i elektronskog potpisa počela je da važi danom stupanja na snagu Zakona o elektronskom dokumentu, odnosno 27. oktobra 2017. godine. U skladu sa aktuelnim Zakonom o elektronskom dokumentu, elektronskoj identifikaciji i uslugama od poverenja u elektronskom poslovanju prestali su da važe stari propisi iz prethodnih Zakona o elektronskom potpisu i Zakona o elektronskom dokumentu.

Novim Zakonom izjednačava se klasično poslovanje sa elektronskim, sa težnjom da se utiče na povećanje obima elektronskog poslovanja. Predviđeno je uvođenje novih usluga od poverenja, kojima će se obezbediti pravno dejstvo i snaga istovetna radnjama u klasičnom poslovanju. Između ostalog, važećim Zakonom o elektronskom dokumentu uvedene su i nove usluge, putem kojih se garantuje tačnost poslovnih podataka.

Nove usluge čine:

  • elektronski pečat,
  • elektronska dostava,
  • čuvanje elektronskih dokumenata.

 

Kalifikovani elektronski serifikat izdavanje

 

Kako bi firme mogle izdavati fakture ili druge računovodstvene isprave potpisane kvalifikovanim elektronskim potpisom, pravna lica moraju pribaviti kalifikovani elektronski serifikat koji zapravo omogućava potpisivanje dokumentacije sa kvalifikovanim elektronskim potpisom. Kvalifikovani elektronski sertifikat predstavlja elektronski dokument, koji može izdati jedino sertifikaciono telo.

Drugim rečima, elektronski sertifikat je elektronska potvrda putem koje se utvrđuje povezanost između podataka za proveru elektronskog potpisa i identiteta potpisnika (lice koje potpisuje dokument). Za izdavanje elektronskog potpisa potrebno je podneti zahtev kod akreditovanog sertifikacionog tela za izdavanje kvalifikovanog elektronskog sertifikata (elektronski potpis). Kvalifikovani elektronski sertifikat ili elektronski potpis se može shvatiti i kao digitalni identifikacioni dokument, zbog toga što sadrži sve podatke o licu korisniku sertifikata, kao i podatke o izdavaocu.

Na teritoriji Republike Srbije postoji šest akreditovanih sertifikacionih tela, koja imaju rešenja nadležnog ministarstva i koja su upisana u Registar pružalaca kvalifikovanih usluga od poverenja za izdavanje kvalifikovanog elektronskog sertifikata. Tu spadaju:

  • Javno preduzeće PTT saobraćaja „Srbija, RJ za elektronsko potpisivanje“,
  • Privredna komora Republike Srbije,
  • Ministarstvo unutrašnjih poslova Republike Srbije,
  • Halcom a.d., Beograd,
  • E – „Smart Sistems“, d.o.o. – ESS CA,
  • Sertifikaciono telo Ministarstva odbrane i Vojske Republike Srbije.

Ukoliko su vam potrebne računovodstvene usluge knjigovodstvena agencija HLB T&M Consulting sa svojim stručnim timom obrazovanih i iskusnih stručnjaka može vam ponuditi usluge vođenja poslovnih knjiga, podršku oko pribavljanja elektronskog potpisa i druge potrebne računovodstvene usluge.

 

Punovažnost elektronskog računa i punovažnost elektronskog potpisa

 

U skladu sa aktuelnim Zakonom o elektronskom dokumentu propisano je da se računima i ostalim računovodstvenim ispravama u elektronskom obliku ne može osporiti punovažnost, dokazna snaga, kao ni pisana forma. Takođe, računi i knjigovodstvena dokumentacija u elektronskom obliku biće prihvaćeni od strane inspekcija, kao i u slučaju sudskog spora.

Što se tiče elektronskog potpisa, Zakonom je propisano da je elektronski potpis validan i da se ne može osporiti punovažnost niti dokazna snaga elektronskog potpisa kada je račun izdat u elektronskoj formi. Drugim rečima, kvalifikovani elektronski potpis i svojeručni potpis imaju isto pravno dejstvo.

Kvalifikovani elektronski potpis može da zameni overu svojeručnog potpisa, osim ako je propisano posebnim zakonom da nije moguće. To su posebni slučajevi kada Zakon propisuje da potpis mora biti u pisanoj formi (ručno potpisivanje).

U vezi sa dosad navedenim, smatra se da je elektronski dokument privrednog subjekta validan, ako sadrži elektronski potpis ili pečat fizičkog lica, odnosno ovlašćenog lica. Međutim, važno je naglasiti da na fakturi koja sadrži elektronski potpis ili elektronski pečat, mora biti jasno istaknuta činjenica da se radi o formi elektronskog dokumenta.

 

Elektronski dokument koji se koristi i čuva u elektronskom obliku

 

U skladu sa važećim propisima Zakona o elektronskom dokumentu, fakture i računovodstvena dokumentacija koja je izvorno nastala u elektronskom obliku, a koja se kao takva i koristi za knjiženje i evidentiranje poslovnih promena, smatra se originalom. Tj. računovodstvene isprave i računi u elektronskom obliku koje pravno lice izdaje ili prima su originali. Kao takvi u originalnoj elektronskoj formi oni se mogu čuvati, arhivirati i koristiti u svom izvornom elektronskom obliku.

Najvažniji razlozi upotrebe elektronskih računovodstvenih isprava su ostvarivanje ušteda (smanjivanje troškova, ušteda vremena), kao i bolji nadzor. Uštede troškova se ostvaruju kroz:

  • smanjene troškove štampe (bez potrebe za štampanjem i pravljenjem duplikata računovodstvene dokumentacije),
  • poštanske usluge za dostavljanje papirne dokumentacije,
  • slobodan dodatni skladišni prostora bez potrebnog za čuvanje papira.

 

Odštampani primerak elektronskog dokumenta

 

Iako ne postoji obaveza da se račun koji je izvorno sastavljen i dostavljen u elektronskom obliku naknadno odštampa, u praksi se to često dešava. Odštampani primerci poslovnih isprava su u ovom slučaju kopije originalnih elektronskih dokumenata, a najčešće se koriste za potrebe poreskih i knjigovodstvenih evidencija, kao i radi čuvanja.

U skladu sa važećim Zakonom o elektronskom dokumentu odštampani primerak elektronskog dokumenta je važeći i ima istu dokaznu snagu kao originalna računovodstvena isprava, ako su ispunjeni sledeći uslovi:

  • da je štampanje izvršeno pod nadzorom ovlašćenog lica privrednog subjekta (ili lica koje ovlašćeno za overu potpisa, rukopisa i prepisa),
  • da je odštampani primerak istovetan elektronskom dokumentu, s tim što mora postojati naznaka da se radi o odštampanom primerku elektronskog dokumenta i svojeručni potpis ovlašćenog lica (ili lica koje je ovlašćeno za overu potpisa, rukopisa i prepisa).

Fotokopije računa i računovodstvenih isprava mogu biti osnov za knjiženje poslovnih promena samo pod sledećim uslovima:

  • da se na kopiji isprave navede mesto čuvanja originalnog dokumenta (fakture),
  • da je verodostojnost računovodstvene isprave potvrđena potpisom ili drugom identifikacionom oznakom odgovornog lica.

Možemo vam pomoći da olakšate svoje poslovanje kroz prelazak na elektronsko poslovanje. Knjigovodstvene usluge i rešenja koja pruža naša agencija za računovodstvo uključuju elektronsko fakturisanje, plaćanje preko interneta, ali i dostavu i slanje računovodstvenih isprava elektronskim putem. Kontaktirajte tim agencije HLB T&M Consulting za sva dodatna pitanja i informacije.

 

Digitalizovani dokument koji je izvorno nastao u papirnom obliku

 

Dokument koji je izvorno nastao u papirnom obliku može se konvertovati u elektronski oblik, odnosno digitalizovati i na taj način biti validan. Pravna lica čije su fakture izdate izvorno u papirnom obliku nisu u obavezi da taj primerak šalju kupcima poštom, već ga mogu skenirati i konvertovati u elektronski oblik. Najčešće se konvertuje u PDF format koji se može dostaviti elektronski putem mejla.

Što se tiče primerka koji se smatra originalom, slično je kao u prethodno navedenom slučaju – dokument koji je izvorno nastao u papirnom obliku smatra se originalom. Odnosno, dokument koji je nastao konvertovanjem (digitalizacijom izvornog dokumenta čija forma nije elektronska) je fotokopija izvornog dokumenta.

Kopija se može u knjigovodstvenim poslovima knjiženja priznati kao validna računovodstvena isprava i imati istu dokaznu snagu kao original (može se koristiti kao kopija originalnog računa), samo ako su prethodno ispunjeni određeni uslovi. To su sledeći:

  • da je postupak digitalizacije izvornog dokumenta obavljen pod nadzorom ovlašćenog lica (ili lica koje je ovlašćeno za overu potpisa, rukopisa i prepisa, odnosno od strane osobe koja je posebnim zakonom ovlašćena za overu),
  • izdavalac računa mora potvrditi istovetnost digitalizovane isprave sa originalom (potvrđuje se kvalifikovanim elektronskim pečatom ili kvalifikovanim elektronskim potpisom ovlašćenog lica za izdavanje računovodstvenog dokumenta).

 

Elektronska dostava faktura ili prenos podataka elektronskim putem

 

Pored elektronskog fakturisanja i izdavanja računovodstvenih isprava u elektronskom obliku, digitalizacija poslovanja podrazumeva i elektronsku dostavu poslovne dokumentacije. Elektronska dostava računovodstvenih isprava je usluga prenosa podataka elektronskim putem. Na ovaj način se elektronskom dostavom smanjuje rizik od gubitka podataka, a takođe dokumentacija i podaci štite od krađe, gubitka, oštećenja, kao i bilo kakvih neovlašćenih promena.

Kod elektronskog fakturisanja veoma je važno dokazivanje prijema računa, odnosno da postoji dokaz kako je elektronski dokument dostavljen poveriocu. Kada se na ovaj način prenose podaci ili šalju dokumenti, pružalac usluge ima obavezu da obezbeđuje dokaze o pristupanju, dokaze o slanju podataka kao i potvrdu o prijemu elektronskog dokumenta.

 

Potvrda o prijemu elektronskog dokumenta

 

Potvrda o prijemu elektronskog dokumenta je dokaz poverioca da su elektronski računi ili drugi elektronski dokumenti dostavljeni, odnosno da ih je kupac primio. U skladu sa Zakonom o elektronskom dokumentu, potvrdu o prijemu može izdati primalac elektronskog dokumenta, fakture ili druge računovodstvene isprave, a može je izdati i pružalac usluge elektronske dostave.

Potvrda o prijemu elektronskog dokumenta se može sastaviti i izdati u elektronskoj formi, a sadržaj potvrde i drugi elementi mogu se utvrditi posebnim propisima (ili dogovorom). Prilikom prelaska pravnih lica na elektronsko fakturisanje potrebno je jasno definisati ko će vršiti potvrđivanje:

  • da li će potvrdu o prijemu elektronskih podataka izdavati firme kojima su izdati elektronski računi i na koji način,
  • da li će potvrdu o prijemu elektronskih podataka vršiti pružalac usluge elektronske dostave.

Ukoliko potvrđivanje prijema vrši pružalac usluge elektronske dostave onda se prilikom dostavljanja potvrde o prijemu elektronskog dokumenta izdaju dve potvrde. To su:

  • potvrda prijema elektronske poruke od strane pružaoca usluge,
  • potvrda dostave elektronske poruke primaocu.

Potvrde o prijemu i dostavi elektronske poruke sadrže:

  • identifikacionu oznaku elektronske poruke koju je dodelio pružalac usluge,
  • podatke o pošiljaocu i primaocu, kao i adresu za elektronsku dostavu,
  • podatke koji povezuju potvrdu o prijemu i dostavi sa sadržajem elektronske poruke,
  • datum i vreme prijema elektronske poruke od strane pružaoca usluge, odnosno datum i vreme dostave pružaocu usluge (smatra se da su datum i vreme dostave zapravo datum i vreme uručenja).

 

Postupak prelaska na elektronsko fakturisanje

 

U skladu sa važećim Zakonom o računovodstvu Ministarstvo finansija najavilo je da će pravna lica i preduzetnici biti u obavezi da od 01. januara 2022. godine fakture dostavljaju isključivo u elektronskom obliku. Fizičkim licima će se i dalje moći dostavljati računi u papirnom obliku, ali drugim firmama, odnosno preduzetnicima i pravnim licima ne. Fakture će morati da se dostavljaju u elektronskoj formi. Druge računovodstvene isprave poput otpremnica, knjižnih zaduženja, knjižnih odobrenja i slično moći će da se dostavljaju i kao odštampani primerci.

Firme koje pređu na elektronsko fakturisanje, odnosno na izdavanje i slanje računa u elektronskom obliku moraju o toj promeni doneti odluku i opšti pravni akt. Aktom se definišu pitanja poput sledećih:

  • koje lice će biti zaduženo i odgovorno za izdavanje računa,
  • na kom radnom mestu je lice ovlašćeno za izdavanje faktura,
  • način potpisivanja elektronskog zapisa,
  • da li će se fakture potpisivati elektronskim potpisom ili identifikacionom oznakom,
  • način kretanja poslovne dokumentacije,
  • šta se smatra identifikacionom oznakom,
  • druga slična pitanja.

Elektronsko računovodstvo predstavlja budućnost pružanja računovodstvenih usluga zbog savremenih tehnologija uvedenih u dosadašnji proces rada. Prelaskom na elektronsko poslovanje i prelaskom na elektronsko fakturisanje ostvaruju se uštede u vremenu, ostvaruje veća brzina rada, a to svakako utiče na efikasnost i kvalitet poslovanja.

U skladu sa vašim poslovnim potrebama, agencija HLB T&M Consulting može vam ponuditi optimalna rešenja koja pored ažuriranja poslovnih promena i praćenja stanja uključujući i povećanje kvaliteta vašeg poslovanja, u vidu elektronskog pružanja knjigovodstvenih i računovodstvenih usluga. Kontaktirajte nas za dodatna pitanja i konsutacije.

Kontakt