Firma zaposlenom može da odobri korišćenje privatnog automobila u službene svrhe. To je moguće kada poslodavac nema službeno vozilo firme ili ukoliko ne raspolaže dovoljnim brojem službenih vozila koja zaposleni mogu da koriste za potrebe posla.
U tom slučaju, zaposleni može da koristi svoje privatno prevozno sredstvo kako bi se obavljale poslovne aktivnosti. Takođe, ima pravo i na novčanu nadoknadu po tom osnovu.
Da bi se privatni automobil mogao koristiti u službene svrhe, potrebno je da poslodavac i zaposleni postignu međusobni dogovor (da će za potrebe posla koristiti privatni auto zaposlenog). Postoje dve mogućnosti:
- da firma zaključi ugovor o zakupu automobila sa zaposlenim, vlasnikom vozila;
- da se privatno vozilo zaposlenog povremeno koristi za službeno putovanje u zemlji, službeni put u inostranstvu, kao i u druge službene svrhe.
1. Privatni automobil u službene svrhe – zakup
Prva opcija je da poslodavac sa zaposlenim zaključi ugovor o zakupu privatnog automobila u službene svrhe. Tokom trajanja perioda zakupa automobil zaposlenog postaje službeno vozilo poslodavca.
Zaposleni (vlasnik vozila) tada ostvaruje prihode po dva različita osnova:
- prima zaradu za svoj rad;
- ostvaruje zakupninu – (jer sa firmom zaključuje ugovor o zakupu privatnog automobila).
Napravićemo razliku i paralelu:
- Zarada je primanje koje zaposleni kod poslodavca ostvaruje za svoj rad (prima zaradu jer je u radnom odnosu).
- Zakupnina je prihod koji zaposleni ostvaruje od poslodavca po osnovu zakupa automobila (po osnovu ugovora o zakupu privatnog automobila u službene svrhe).
Zakupnina ne predstavlja zaradu, ali se oporezuje kao prihod u skladu sa Zakonom o porezu na dohodak građana. Porez na prihode od davanja u zakup putničkog automobila plaća fizičko lice – zaposleni, jer daje u zakup svoje vozilo (zakupodavac je obveznik poreza, kao zaposleni i vlasnik vozila datog u zakup).
1.1. Ugovor o zakupu privatnog automobila u službene svrhe
Ugovor o zakupu privatnog vozila u službene svrhe (ili ugovor o korišćenju privatnog automobila u službene svrhe uz nadoknadu) zaključuje se u pisanoj formi, između zakupca i zakupodavca. Zakupac je firma (poslodavac – pravno lice, preduzetnik), a zakupodavac vlasnik vozila.
Ugovorom se preciziraju sve usluge, prava i obaveze između ugovornih strana. To je važno zbog istovremenog korišćenja automobila i u službene i u privatne svrhe (vozilo je i službeno i privatno).
Neka od pitanja koja se uređuju i definišu ugovorom su:
- koje usluge se pružaju;
- period trajanja ugovora o zakupu;
- da li se plaća zakupnina za uslugu zakupa automobila;
- da li je korišćenje vozila (usluga zakupa) bez naknade;
- da li se poslodavac obavezuje da nadoknađuje druge troškove zakupodavca u vezi sa korišćenjem privatnog vozila u službene svrhe (npr. troškovi registracije, osiguranje vozila, ugradnja plina i drugo);
- koje troškovi se smatraju izdacima firme (npr. troškovi goriva, maziva, održavanje, servisi i drugo).
1.2. Izdaci firme – troškovi korišćenja vozila u službene svrhe
Kada se zaključi ugovor o zakupu privatnog automobila u službene svrhe, u toku perioda trajanja zakupa vozilo postaje i službeni auto firme. Ugovorom se precizira koji troškovi korišćenja vozila u službene svrhe padaju na teret poslodavca.
Oni se smatraju poslovnim izdacima, jer su nastali tokom korišćenja automobila za potrebe posla. Da bi se priznali kao izdaci moraju biti dokumentovani (opravdani poslovnom dokumentacijom – ugovorom o zakupu, računima i drugom odgovarajućom).
Izdaci nastali tokom korišćenja auta za poslovne svrhe ne spadaju u zakupninu (nisu lično primanje vlasnika vozila). Tu spadaju:
- troškovi goriva plaćeni poslovnom karticom;
- troškovi putarina;
- troškovi službenog puta;
- troškovi zamene letljih i zimskih guma;
- održavanje, servisi i popravke koji su potrebni zbog redovnog korišćenja vozila.
1.3. Troškovi registracije i osiguranja vozila
Ugovor o zakupu vozila u službene svrhe može biti zaključen i na period od nekoliko godina, a da bi se koristilo (bilo u privatne ili u službene svrhe) svako prevozno sredstvo mora biti registrovano.
Registracija i osiguranje su obaveza vlasnika automobila. Samim tim, ovi troškovi smatraju se obavezom vlasnika (zakupodavca).
Sa druge strane, ugovorom može biti definisano i da firma kao zakupac snosi troškove registracije i troškove osiguranja. U tom slučaju, ako se firma obaveže da izmiruje ove troškove, smatra se da zaposleni ostvaruje prihod (jer je vlasnik automobila i zakupodavac). Na ovaj prihod plaća se porez na prihod od zakupa automobila.
1.4. Poreski tretman – porez na prihod od zakupa vozila od fizičkog lica
U skladu sa ZPDG, na prihod ostvaren od davanja u zakup putničkog automobila u službene svrhe plaća se porez na ostale prihode. Tu spadaju prihodi od davanja u zakup transportnih sredstava. Doprinosi za obavezno socijalno osiguranje se ne plaćaju.
Stopa po kojoj se obračunava i plaća iznosi 20%. Pri obračunu, osnovicu čini bruto prihod umanjen za normirane troškove u visini od 20% ili za stvarne troškove koji su nastali u vezi sa korišćenjem automobila.
Zakupac (isplatilac prihoda) ima obavezu da obračuna, plati porez na zakup vozila od fizičkog lica koje će koristiti u službene svrhe, kao i da podnese poresku prijavu. Porez isplaćuje prilikom plaćanja zakupnine.
2. Korišćenje privatnog automobila u službene svrhe bez naknade
Ukoliko zaposleni daje (ustupa) poslodavcu da koristi njegovo privatno vozilo bez nadoknade (zakup bez naknade), ne postoje nikakve poreske obaveze. U tom slučaju, kada se privatni automobil koristi u službene svrhe bez nadoknade, kao službeno vozilo firme, zaposleni ne ostvaruje prihod od zakupa vozila. Pisali smo detaljno o načinu korišćenja službenog vozila firme.
Firma ne plaća zakupninu i ne nadoknađuje zaposlenom (vlasniku vozila) troškove po osnovu korišćenja automobila za potrebe posla. Zbog toga što ne postoje poreske obaveze, ne postoje ni poreski obveznici (ne plaća se porez).
Poslodavac i zaposleni imaju obavezu da zaključe ugovor, ali ne ugovor o zakupu, već ugovor o korišćenju privatnog vozila u službene svrhe bez nadoknade (ugovor o posluzi bez plaćanja zakupnine ili ugovor o ustupanju na korišćenje privatnog vozila u službene svrhe bez naknade).
2.1. Naknada za korišćenje sopstvenog (privatnog) automobila u službene svrhe
Za službeno putovanje u zemlji ili inostranstvu, ili za druge potrebe posla, postoji mogućnost povremenog korišćenja privatnog/sopstvenog vozila. Tada zaposleni ima pravo da mu poslodavac isplati naknadu troškova za vreme provedeno na službenom putu.
Naknade troškova za službeno putovanje nemaju karakter zarade i ne oporezuju se do iznosa koji je utvrđen kao neoporezivi.
2.3. Poreski tretman naknada troškova za službeno putovanje
Naknada koju zaposleni prima po osnovu korišćenja privatnog auta u službene svrhe ili za službeno putovanje do neoporezivog iznosa nema karakter zarade. U tom slučaju, ne postoji ni obaveza da se obračunava i plaća porez na zaradu, kao ni doprinosi za socijalno osiguranje.
Međutim, ukoliko je iznos ove nadoknade koja se isplaćuje zaposlenom preko neoporezivog limita, postoji obaveza da se plati porez na zarade. On se plaća samo na iznos iznad neoporezivog. Doprinosi za obavezno socijalno osiguranje se ne obračunavaju i ne plaćaju.
Kada je u pitanju godišnji porez na dohodak građana, naknada iznad neoporezivog iznosa koja je isplaćena zaposlenom se uračunava u ukupan prihod, jer on služi kao osnova za obračun godišnjeg poreza na dohodak.
3. Sopstveno vozilo pojam
Pod sopstvenim vozilom smatra se automobil u privatnom vlasništvu, koji koristi zaposleni za prevoz na službenom putu (bilo da je on vlasnik, član porodice ili ga koristi po ovlašćenju vlasnika).
Ukoliko zaposleni koristi sopstveni/privatni auto za službeno putovanje, bilo da je on vlasnik vozila ili ne, može da ostvari pravo na isplatu naknade do neoporezivog iznosa. Nasuprot tome, spomenuto poresko oslobođenje ne može da ostvari ukoliko za prevoz na službenom putovanju koristi službeno vozilo poslodavca.
4. Neoporeziv iznos naknade pojam
Neoporeziv iznos naknade predstavlja nadoknadu koja se isplaćuje zaposlenom za upotrebu privatnog automobila u službene svrhe. Termin službene svrhe odnosi se na službeni put van sedišta firme ili vožnja auta na lokalu za poslovne potrebe.
Neoporeziv iznos naknade takođe predstavlja nadoknadu za amortizaciju automobila zaposlenog koji se koristi za službeni put (predmetna nadoknada). Ne spada u lično primanje zaposlenog.
Troškovi goriva se takođe zaposlenom isplaćuju po osnovu službenog putovanja. Stvarna potrošnja goriva na konkretnom službenom putu nije lično primanje (ne smatra se prihodom). Predstavlja poslovni izdatak poslodavca.
S tim u vezi, na stvarni iznos troškova goriva i na naknadu do neoporezivog limita ne ne plaća porez na zarade.
5. Predmetna naknada i troškovi goriva – poreski tretman troškova
Spomenuli smo termin predmetna nadoknada. Odnosi se na naknadu zaposlenom za upotrebu njegovog automobila za službeno putovanje ili druge službene svrhe, koja se isplaćuje za amortizaciju auta kada ga koristi po ovim osnovama. U naknadu nisu uračunati troškovi utrošenog goriva sa službenog putovanja, odnosno troškovi koji su nastali u službene svrhe.
Kada su u pitanju troškovi goriva, spomenuli smo da spadaju u izdatak i da nisu deo zarade. Za svaki konkretan slučaj određuje se koliki su stvarni troškovi goriva. To se određuje se po osnovu podataka iz naloga za službeni put, kao i iz druge pomoćne evidencije i računa, na osnovu koje se može utvrditi koliko je stvarno utrošeno. Tačnije, na osnovu dokumentacije realizovanog službenog putovanja, kao i pomoćnih evidencija koje se odnose na to putovanje.
Ovako stvarno utvrđeni troškovi nisu predmet oporezivanja. Na njih se ne primenjuje neoporezivi iznos. Ista je situacija i kada poslodavac zaposlenom ne isplaćuje naknadu za amortizaciju, već mu nadoknađuje ili refundira stvarne troškove goriva.
5.1. Utvrđivanje stvarne potrošnje goriva
Stvarna potrošnja goriva zavisi od različitih okolnosti, nije ista za svaki auto i određuje se na osnovu kriterijuma. Svi kriterijumi, način određivanja i obračuna trebaju se definisati ili ugovorom o radu ili opštim aktom poslodavca (kolektivni ugovor, pravilnik o radu).
Kriterijumi na osnovu kojih se određuje stvarna naknada troškova mogu biti:
- tip i starost auta,
- u kakvom je stanju,
- jačina motora,
- prosečna potrošnja goriva za konkretno vozilo,
- vremenski period realizacije službenog putovanja,
- vožnja na autoputu ili gradska vožnja
- ostale okolnosti koje utiču na utrošak goriva.
Poslodavac može opštim aktom da odredi i drugačiji način uređivanja stvarne potrošnje goriva. Npr. na osnovu izjave ili obračuna potrošenog goriva koji će zaposleni da prikaže u izveštaju sa službenog puta.
5.2. Mesečni limit za neoporezivi iznos naknade troškova
Mesečni limit za isplatu neoporezive naknade iznosi 8.782 dinara. Ovo je najviši neoporezivi mesečni iznos koji se odnosi na jednog zaposlenog. Ukoliko ima više zaposlenih, svako od njih može da ostvari pravo na isti neoporeziv iznos (u slučaju ako svaki zaposleni koristi sopstveni auto u službene svrhe).
Pojedinačni neoporezivi iznosi koji se isplaćuju zaposlenom u toku jednog meseca se sabiraju (zbir do 8.782 dinara). Kada ukupno isplaćen iznos u datom mesecu dostigne taj limit, sve isplate koje su bile preko tog limita podležu oporezivanju (u istom mesecu). Tretiraju se kao primanja zaposlenog i za taj iznos postoji obaveza da se obračuna i plati porez na zaradu. Doprinosi se ne plaćaju.
Ukoliko su zaposlenom nadoknađeni veći troškovi nego što je mesečni limit, postoji obaveza da se obračuna i plati porez na zaradu prilikom svake naredne isplate naknada u tom mesecu.
5.3. Naknada za amortizaciju vozila poreski tretman
Ukoliko je utvrđen iznos naknade za amortizaciju automobila veći od propisanog neoporezivog iznosa, postoji obaveza obračunavanja poreza na zarade po stopi od 10%. Porez se plaća na razliku iznad neoporezivog iznosa. Doprinosi za obavezno socijalno osiguranje se ne plaćaju jer nadoknada za vreme provedeno na službenom putu nema karakter zarade.
Naknada za troškove na službenom putu ne može da se odredi u paušalnom iznosu mesečno, već se radi obračun u svakom konkretnom slučaju za korišćenje sopstvenog auta u službene svrhe.
5.4. Naknada ostalih troškova na službenom putu
Kada zaposleni za službeni put koristi sopstveni automobil, ima pravo i na nadoknadu drugih troškova koji su nastali korišćenjem tog vozila ili koje je sam platio. Pored prethodno opisanih – nadoknade za amortizaciju sopstvenog vozila i stvarne troškove goriva, za službeno putovanje ima pravo i na:
- dnevnice za službeno putovanje u zemlji i inostranstvu,
- naknadu troškova smeštaja,
- nadoknadu troškova putarina i parkinga,
- druge troškove koji su nastali neposrednim korišćenjem sopstvenog automobila na službenom putu.
Ovi troškovi se nadoknađuju do visine stvarnih troškova, prema priloženom računu ili prema drugom odgovarajućem dokumentu. Oni ne podležu oporezivanju (ne plaća se porez na zarade).
Kada su u pitanju troškovi održavanja automobila, oni se ne nadoknađuju kao ostali, jer se neposredno isplaćuju (nadoknađuju) zaposlenom kroz naknadu za amortizaciju vozila. U tom slučaju, smatra se da se radi o privatnim troškovima zaposlenog.
Međutim, ukoliko ih poslodavac nadoknadi oni podležu oporezivanju. Tretiraju se kao druga primanja zaposlenog (pokrivanje rashoda zaposlenog novčanom nadoknadom ili neposrednim plaćanjem). Za ova primanja poslodavac ima obavezu da obračuna i plati porez na zaradu, kao i doprinose.
6. Pravo na isplatu dnevnice za službeni put
Zaposleni ima pravo na dnevnicu za službeno putovanje, bez obzira da li mu je isplaćena naknada za upotrebu privatnog automobila u službene svrhe. Tačnije, ima pravo i na dnevnicu i na nadoknadu stvarnih troškova.
Troškovi goriva, putarina i drugi stvarni troškovi koji su nastali do mesta boravka na službenom putu, kao i u povratku, se refundiraju zaposlenom nezavisno od dnevnica.
Sa druge strane, troškovi goriva za prevoz u mestu boravka tokom trajanja službenog puta, kao i troškovi ishrane se neposredno nadoknađuju iz dnevnice. Po pravilu, oni se pokrivaju iz dnevnice za službeni put.
Agencija za knjigovodstvene usluge HLB TM DOO može vam ponuditi kvalitetne računovodstvene i knjigovodstvene usluge, koje uključuju obračun svih troškova vezanih za službena putovanja. Kontaktirajte nas za sve dodatne informacije kontaktirajte, tim ovlašćenih računovođa je na raspolaganju.
