Pravilnici i opšta akta potrebna nakon osnivanja firme

Pojedina pravna lica su nakon registracije u privrednom registru u obavezi da imaju određene pravilnike. To su opšti akti koje poslodavac donosi nakon osnivanja firme, kojima se uređuju sva važna pitanja vezana za poslovanje.

U nastavku sledi detaljan pregled svih pravilnika koje poslodavac mora doneti, zajedno sa objašnjenjima koja opšta pravna akta koja su potrebna nakon osnivanja firme.

Šta su opšta pravna akta forme (pravilnici)

Pravilnici u firmi ili opšti pravni akti preduzeća predstavljaju dokumenta koja su poslodavcima (firmama) neophodna za buduće poslovanje. Opšta akta uređuju i definišu oblast poslovanja preduzeća, odnosno određuju pravila poslovanja frme, način, procese, prava, obaveze, odgovornosti i druga pravila poslovanja.

Opšta akta su i interni dokumenti firme kojima se definišu pravila ponašanja poslodavca, prava i obaveze zaposlenih, način funkcionisanja organizacije, opis i sistematizacija radnih mesta, hijerarhija, kojima se sprečava mobing, povećava bezbednost i zdravlje na radu, štite lični podaci zaposlenih od dalje obrade ili korišćenja i ostalo.

Kada se sastavljaju (donose) pravilnici firme?

Opšta akta (pravilnici firme) sastavljaju se nakon završene procedure registracije firme, bilo da je u pitanju preduzetnik ili osnivanje društva sa ograničenom odgovornošću.

Donose se nakon sastavljanja osnivačkog akta i nakon uspešnog osnivanja – registrovanja firme u APR-u.

Firme koje su u obavezi da imaju pravilnike

Firme sa 10 zaposlenih, kao i poslodavci koji imaju više od 10 zaposlenih su u obavezi da imaju pojedine pravilnike ili opšta pravna akta.

Pored obaveznih pravilnika za koje imaju zakonsku obavezu donošenja, koji će se opšti akti definisati zavisi od veličine pravnog lica, zatim od pretežne delatnosti, a može zavisiti i od broja zaposlenih.

Obavezni pravilnici (opšta akta firme)

U skladu sa zakonskim propisima, u našoj zemlji postoje pravilnici koji su obavezni za sve firme, ali isto tako postoje i opšta akta za koja pravna lica nemaju obavezu izrade. Ipak, preporuka je da postoje i ostali, zarad pravne sigurnosti, ali i kako se bi što bolje u svim segmentima unutar preduzeća preciznije utvrdilo funkcionisanje poslovanja.

U nastavku navodimo najčešće pravilnike koje pravna lica donose nakon osnivanja DOO društva:

1. pravilnik o radu,
2. pravilnik o sistematizaciji i organizaciji radnih mesta,
3. pravilnik o ponašanju poslodavaca i zaposlenih u vezi sa prevencijom i zaštitom od zlostavljanja na radu,
4. akt o proceni rizika,
5. pravilnik o bezbednosti i zdravlju na radu,
6. program osposobljavanja zaposlenih za bezbedan i zdrav rad,
7. pravilnk iz oblasti zaštite od požara,
8. pravilnik o unutrašnjem uzbunjivanju,
9. pravilnik o zaštiti podataka o ličnosti
10. ostali pravilnici.

Radni odnosi

Prava, obaveze i odgovornosti u oblasti radnih odnosa zaposlenih određuju se:

• kolektivnim ugovorom,
• pravilnikom o radu,
• ugovorom o radu.

Kolektivni ugovor i Pravilnik o radu su opšti pravni akti firme. Deo su Zakona o radu, kojima se poslodavac obavezuje na određene radne uslove.

Po pravilu, sva prava, obaveze i odgovornosti definišu se kolektivnim ugovorom kada se ispune uslovi. Postoje tri vrste kolektivnih ugovora – opšti, posebni i pojedinačni. Ako nisu ispunjeni uslovi, zaključuje se pravilnik o radu.

1. Pravilnik o radu

Pravilnik o radu je opšti akt poslodavca koji takođe uređuje prava, obaveze i odgovornosti iz radnog odnosa. Pravilnikom se definišu sva pitanja koja nisu utrvrđena pojedinačnim ugovorom o radu između poslodavca i zaposlenog.

Pravilnik o radu nije zakonki obavezni pravni akt, jer nije propisan minimalni broj zaposlenih radnika koji firma mora imati u radnom odnosu. Međutim, poželjno je da ga svako pravno lice ima, pogotovo ako ima veći broj zaposlenih, jer se na taj način detaljnije uređuju brojna pitanja iz radnog odnosa, a takođe se smanjuje i sadržina ugovora o radu.

Donosi ga poslodavac (direktor DOO, nadležni organ firme, ovlašćeno lice, sam preduzetnik). Sadrži prava i uslove rada u zavisnosti od potreba poslodavca, ali se ovim aktom ne smeju smanjiti prava radnika, niti stvoriti nepovoljni uslovi rada i slično, što svakako Zakonom o radu nije dozvoljeno.

Pravilnik o radu sadrži sledeće odredbe:

• zarada – osnovna, uvećana, zatim zarada po učinku, minimalna zarada, naknada zarade, rokovi za isplatu zarade,
• troškove na koje zaposleni ima prava – naknada za prevoz na posao i natrag, naknada za topli obrok, regres, naknada za troškove službenog putovanja, rokove za isplatu troškova,
• ostala primanja na koja zaposleni radnik ima prava – jubilarna nagrada, otpremnina za penziju, solidarna pomoć, naknada za troškove pogrebnih usluga, troškovi za poklone deci zaposlenih, naknada za vreme bolovanja i porodiljskog odsustva,
• pravila o zabrani konkurencije i naknadu za nepoštovanje istih – iznošenje informacija o poslovanju, poslovnih tajni, tehnoloških znanja i slično,
• radno vreme, godišnji odmori, plaćena odsustva,
• pravila o naknadi štete (ukoliko nastane tokom obavljanja posla i u vezi sa radom),
• prestanak radnog odnosa – otkaz od strane zaposlenog, od strane poslodavca, sporazumni prekid, upućivanje na rad kod drugog poslodavca, udaljenje sa rada,

# Ugovor o radu je pojedinačni dokument najmanjeg pravnog ranga. Zaključije se prilikom zasnivanja radnog odnosa, a potpisuju ga zaposleni i poslodavac (pravno lice – direktor, ovlašćeno lice).

2. Pravilnik o sistematizaciji i organizaciji radnih mesta

Preduzeće koje ima najmanje 10 zaposlenih je u zakonskoj obavezi da donese Pravilnik o sistematizaciji i organizaciji radih mesta. Poslodavac koji ima manje od 10 zaposlenih radnika nema ovu obavezu, ali ga može svojevoljno definisati i izraditi.

Pravilnikom o sistematizaciji i organizaciji radnih mesta utvrđuju se:

• organizacioni delovi,
• naziv, opis i vrsta poslova u okviru svakog organizacionog dela (radna mesta),
• posao koji se obavlja,
• potrebna zvanja – vrsta i stepen stručne spreme, obrazovanje,
• potrebno radno iskustvo,
• po izboru broj izvršilaca za obavljanje poslova,
• drugi uslovi za rad na tim poslovima – znanje stranih jezika, veštine, radno iskustvo i slično.

Pravilnik donosi direktor, preduzetnik, nadležni organ, ovlaščeno lice ili drugi ovlašćeni organ zastupanja. Firma je u zakonskoj obavezi da redovno ažurira pravilnik ukoliko dođe do promena broja zaposlenih (do primanja novih radnika), ukoliko dođe do otpuštanja ili smanjenja broja zaposlenih po osnovu kriterijuma tehnološki višak i slično.

3. Pravilnik o ponašanju poslodavaca i zaposlenih u vezi sa prevencijom i zaštitom od zlostavljanja na radu

Pravilnik u vezi sa prevencijom i zaštitom od zlostavljanja na radu definiše pravila ponašanja zaposlenih, kao i poslodavca, a koja se odnose na prevenciju i zaštitu od zlostavljanja na radu i u vezi sa radom, kao i na zaštitu od seksualnog uznemiravanja. Donosi ga poslodavac jer je dužan da zaposlenima obezbedi zdrave radne uslove (radnu atmosferu), kao i uslove rada gde neće bizi zlostavljanja ili uznemiravanja.

Pravilnik ima za cilj sprečavanje i zaštitu od zlostavljanja na poslu (mobing, ponižavanje, vređanje, pretnje i ostala negativna ponašanja), kao i na zaštitu od seksualnog uznemiravanja. Sva definisana pravila ponašanja odnose se na lica i u muškom i u ženskom rodu.

Poslodavac ima obavezu da u svom radnom kolektivu stvori zdrave radne uslove za nesmetan i normalan rad, kao i da organizuje uslove rada gde neće biti zlostavljanja zaposlenih radnika. Zatim, firma mora da obezbedi zdravu radnu okolinu i prijatnu atmosferu, gde će se svi međusobno poštovati i sarađivati. Potrebno je da razvija svest kod svojih zaposlenih o uzajamnom poštovanju, saradnji i timskom radu. Na taj način pruža dobar primer omogućavajući radnicima da javno iznesu svoje mišljenje, predloge i slično.

Zaposleni moraju da se informišu, obaveštavaju i osposobljavaju da bi prepoznali, prijavili i sprečili zlostavljanje. Takođe, u obavezi su da se uzdrže od ponašanja koja ukazuju na zlostavljanje ili seksualno uznemiravanje. Zatim, imaju obavezu da se ponašaju pristojno i da doprinesu prevenciji ili sprečavanju svake vrste zlostavljanja i uznemiravanja.

4. Akt o proceni rizika

Akt o proceni rizika je osnovni akt i pravilnik iz oblasti bezbednosti i zdravlja na radu. On sadrži:

• opis procesa rada,
• procenu rizika od eventualno nastalih povreda ili oštećenja na radnom mestu u radnoj okolini,
• mere za smanjivanje rizika, kako bi se poboljšala bezbednost i zaštita na radu.

Svi poslodavci imaju obavezu da donesu ovaj akt, bez obzira na delatnost, pravnu formu prilikom osnivanja firme, način oporezivanja, broj i vrstu radnih mesta ili broj zaposlenih radnika. Akt o proceni rizika je specifičan dokument/pravilnik i mora biti drugačiji za svaku firmu, kao i za svako radno mesto. Donosi se radi evidentiranja i procene svih rizika koji mogu nastati na radnom mestu, kao i radi određivanja mera koje se mogu primeniti za otklanjanje rizika, opasnosti ili štetnosti na tom radnom mestu i u radnoj okolini.

Procena rizika je evidentiranje i procenjivanje svih faktora koji mogu dovesti do opasnosti na radnom mestu, u radnoj okolini ili mogu izazvati povredu, oboljenje ili oštećenje zdravlja zaposlenog. Na osnovu procene rizika se utvrđuju stvarni uzroci nastanka povrede, zatim mogu se ukloniti postojeći uzroci i može se smanjiti rizik od pojave novih.

5. Pravilnik o bezbednosti i zdravlju na radu

Pravilnik u oblasti bezbednosti i zdravlja na radu je dokument kojim poslodavac utvrđuje prava, obaveze i odgovornosti vezane za bezbednost i/ili zdravlje na radu, radi sprečavanja povreda ili oboljenja koja mogu nastati.

Pravilnik o bezbednosti i zdravlju na radu predstavlja opšti akt koji je obavezan za poslodavce sa 10 ili više zaposlenih radnika. Pored akta o proceni rizika (koji je obavezan za sve firme za svako radno mesto), poslodavci koji imaju više od 10 radnika su u obavezi da sastave i ovaj dokument – pravilnik iz oblasti bezbednosti i zdravlja, kojim se uređuje bezbednost i zdravlje na radu i u radnoj okolini. Sa druge strane, poslodavci koji imaju do deset zaposlenih sva prava, obaveze i odgovornosti oko bezbednosti i zdravlja na radu mogu da definišu ugovorom o radu.

Sve firme imaju zakonsku obavezu da u aktu imenuju lice zaduženo za bezbednost i zaštitu na radu, koje će obavljati poslove iz ove oblasti.

6. Program osposobljavanja zaposlenih za bezbedan i zdrav rad

Program osposobljavanja zaposlenih iz oblasti bezbednosti i zdravlja na radu je dokument i opšti akt koji poslodavac mora da sprovede. U obavezi je da sprovede ovaj program, kako bi se teorijski i praktično osposobili i obučili zaposleni na bezbedan i zdrav rad, ali i upoznali sa rizicima na poslu, kao i konkretnim merama za bezbednost i zdravlje na radu.
Može da se organizuje osposobljavanje zaposlenih preko svog lica za bezbednost, a može se angažovati licencirana agencija koja se bavi ovim poslovima.

Program osposobljavanja zaposlenih se obavlja u svim ispod navedenim slučajevima:

• prilikom zasnivanja radnog odnosa – na radnom mestu,
• prilikom drugog radnog angažovanja lica,
• pri premeštaju na druge poslove,
• pri uvođenju nove tehnologije, novih sredstava za rad, nove opreme za rad,
• pri promeni procesa rada.

7. Pravilnik iz oblasti zaštite od požara

Pravilnik iz oblasti zaštite od požara je opšti akt koji propisuje obavezne mere i poslove u vezi sa zaštitom od pojave požara ili eksplozije. U skladu sa Zakonom o zaštiti od požara i prema kategoriji ugroženosti privrednog subjekta, donosi se Ili Plan zaštite od požara ili Pravila zaštite od požara.

Plan zaštite od požara moraju imati firme koje spadaju u prvu ili drugu kategoriju ugroženosti. Plan sadrži prikaz postojećeg stanja, procenu ugroženosti, mere i planove zaštite od požara; organizaciju, planiranje i njihovo sprovođenje; prava i obaveze odgovornih u preduzeću i svih zaposlenih; obuke u vezi propisa i ponašanja u slučaju požara; vatrogasne jedinice; tehničku opremu; nadzor u slučaju nezgode; preventivne mere; odgovornosti; kaznene odredbe i druga pitanja. Firme koje spadaju u treću kategoriju ugroženosti od požara donose Pravila zaštite od požara.

Sva pravna lica imaju obavezu da:

• organizuju obuku zaposlenih za upoznavanje i sprovođenje preventivnih mera u slučaju izbijanja požara,
• imenuju stručno lice za sprovođenje preventivnih mera zaštite od požara,
• obezbede adekvatnu opremu i uređaje za gašenje požara,
• naprave Plan evakuacije i uputstvo za ponašanje u slučaju požara (vidljivo istaknuto).

Zaposleni moraju biti upoznati sa svim opasnostima, sa načinom ponašanja i sa merama zaštite, a u slučaju pojave moraju učestvovati u gašenju požara. Dobar Plan zaštite od požara izrađuju stručna lica i konsultanti specijalizovani za poslove zaštite od požara i izradu Plana zaštite od požara ili Pravila zaštite od požara.

8. Pravilnik o unutrašnjem uzbunjivanju

Pravilnik o unutrašnjem uzbunjivanju je dokument kojim se definišu pravila ponašanja:

• koje informacije krše propise poslovanja,
• koja ponašanja nisu dozvoljena,
• šta krši ljudska prava, ovlašćenja,
• informacije koje dovode do opasnosti po život, bezbednost, zdravlje, životnu sredinu,

Poslodavac koji ima više od 10 zaposlenih obavezan je da ima Pravilnik o načinu unutrašnjeg uzbunjivanja. Takođe, firma sa 10 ili više zaposlenih mora da odredi ovlašćeno lice za prijem informacija i vođenje postupka oko ovih pitanja.

Pravna lica sa manje od 10 zaposlenih nisu u obavezi da imaju Pravilnik o unutranjem uzbunjivanju, ali imaju obavezu da svim radno angažovanim licima dostave i pismeno obaveštenje o pravilima, pravima i obavezama u vezi sa uzbunjivanjem.

9. Pravilnik o zaštiti podataka o ličnosti

Poslodavci kao pravna lica nemaju zakonsku obavezu da izrade Pravilnik o zaštiti podataka o ličnosti. Međutim, imajući u vidu da evidentiraju lične podatke lica koja zapošljavaju (ili koja radno angažuju), potrebno je da obradu i čuvanje tih ličnih podataka vrše prema zakonu.

U skladu sa Zakonom o zaštiti podataka o ličnosti, firme koje na ovaj način prikupljaju lične podatke fizičkih lica su dužne da preduzmu odgovarajuće tehničke, organizacione i kadrovske mere kako bi se obezbedila obrada tih podataka o ličnosti u skladu sa zakonom  (član 42). Zatim, lica na koja se podaci odnose moraju dati saglasnost ili pristanak za korišćenje ili obradu njihovih podataka o ličnosti.

S tim u vezi, kako bi se osiguralo da podaci o ličnosti budu evidentirani i obrađeni u skladu sa zakonom, preporuka je i donošenje Pravilnika o zaštiti podataka o ličnosti.

10. Ostali pravilnici i opšti pravni akti

Ostali pravilnici:

• pravilnici po osnovu arhivske građe,
• akt o radnoj disciplini i ponašanju zaposlenih,
• pravilnik o računovodstvu,
• pravilnik o popisu imovine,
• plan upravljanja otpadom.

Pravilnici po osnovu Zakona o arivskog građi

U skladu sa novim Zakonom o arhivskoj građi, propisano je da firme moraju da donesu određene opšte akte i pravilnike u vezi sa arhivskom građom. Obavezu imaju pravna lica, kao stvaraoci arhivske građe. Opšti akti koje moraju imati su:

• pravilnik o načinu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja arhivske građe i dokumentarnog materijala;
• listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja;
• pravilnik o načinu evidentiranja, zaštite i korišćenja elektronskih dokumenata,
• odluku privrednog društva o određivanju odgovornog stručnog lica za zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala.

Akt o radnoj disciplini i ponašanju zaposlenih

Firma posebnim aktom može da utvrdi određena pravila ponašanja koja se moraju poštovati u toku rada. Ta pravila povezana su i sa ispunjavanjem svih ugovornih obaveza.

Poslodavac mora da obavesti i upozna zaposlenog sa svim pravilima pre zasnivanja radnog odnosa. Zaposleni je dužan da ih poštuje nakon potpisivanja ugovora o radu, jer u suprotnom može dobiti otkaz.

Pravilnik o računovodstvu i računovodstvenim politikama

Pravilnik o računovodstvu i računovodstvenim politikama je opšti akt koji sadrži:

• organizacija računovodstva,
• uputstva i smernice za vođenje poslovnih knjiga i knjiženje promena,
• smernice za evidentiranje i otkrivanje pogrešno proknjiženih promena,
• kretanje poslovne dokumentacije i rokove dostavljanja za obradu,
• računovodstvene politike, vrednost imovine, prava i obaveze, prihodr i rashode,
• odgovorna lica, način sastavljanja i kontrole računovodstvenih isprava,
• način sastavljanja finansijskih izveštaja,
• interne kontrole i čuvanje podataka,
• ostala pitanja.

Navedene poslove najčešće obavlja knjigovođa, pa je preporuka je da se konsultuje knjigovođa ili knjigovodstvena agencija oko svih pitanja u vezi sa pravilnikom.

Pravilnik o popisu imovine

Pravilnik o popisu imovine je dokument koji sadrži podatke o opremi, inventaru, o organizaciji i sprovođenju popisa. Takođe, definiše način vršenja popisa imovine i obaveza, kao i način usklađivanja knjigovodstvenog stanja sa stvarnim stanjem. Pored navedenog, pravilnikom se utvrđuju rokovi i period obavljanja popisa, vreme trajanja, rokovi za predaju izveštaja, kako bi se nakon popisa stvarno stanje uskladilo sa knjigovodstvenim.

Plan upravljanja otpadom

U planu upravljanja otpadom definiše se:

• vrsta, količina i poreklo otpada,
• način sakupljanja otpada,
• lokacije, raspoloživi kapaciteti,
• plan smanjenja otpada,

Plan otpada moraju da imaju pravna lica koja godišnje proizvode više od 100 tona bezopasnog otpada, ili firme koje bacaju više od 200 kilograma opasnog otpada.

Sve opšte akte poslodavac može samostano definisati i doneti, ali to nije uvek dobro rešenje. Pojedini akti su veoma specifični, kompleksni i zahtevaju stručno pravno savetovanje. Za pojedine je neophodna dobra procena i visok nivo stručnosti iz specifičnih navedenih oblasti, pa je bolje rešenje da se angažuje stručnjak.

Za sva dodatna pitanja, pojašnjenja ili u pomoć u vezi računovodstvenih usluga koje pruža agencija za knjigovodstvene usluge HLB T&M Consulting Beograd možete nas kontaktirati.