Opšta pravna akta koja su potrebna nakon osnivanja firme

Opšti pravni akti preduzeća su dokumenta koja uređuju i definišu oblast poslovanja te firme. Njima se definišu pravila ponašanja, prava i obaveze zaposlenih, način funkcionisanja organizacije, opis i sistematizacija radnih mesta, hijerarhija i ostalo.

Koja će opšta akta biti definisana zavisi od veličine pravnog lica i delatnosti, odnosno koji opšti akti će biti izrađeni zavisi od same delatnosti firme kojom se bavi. Donose se nakon osnivanja i registrovanja firme u APR-u.

Postoje pravilnici koji su obavezni za sve firme, ali isto tako postoje i drugi za koje pravna lica nemaju obavezu da izrade. Preporuka je da imaju i te ostale, kako bi što bolje i u svim segmentima unutar preduzeća utvrdili precizno funkcionisanje poslovanja.

Obvezni su:

• pravilnik o radu,
• pravilnik o sistematizaciji i organizaciji radnih mesta,
• pravilnik o ponašanju poslodavaca i zaposlenih u vezi sa prevencijom i zaštitom od zlostavljanja na radu,
• akt o proceni rizika,
• pravilnik o bezbednosti i zdravlju na radu,
• program osposobljavanja zaposlenih za bezbedan i zdrav rad,
• pravilnk iz oblasti zaštite od požara,
• pravilnik o unutrašnjem uzbunjivanju.

Radni odnosi

Prava, obaveze i odgovornosti u oblasti radnih odnosa određuju se:

• kolektivnim ugovorom,
• pravilnikom o radu,
• ugovorom o radu.

Kolektivni ugovor i Pravilnik o radu su opšti pravni akti firme i deo Zakona o radu, kojima se poslodavac obavezuje na određene radne uslove.

Po pravilu sva prava, obaveze i odgovornosti definišu se kolektivnim ugovorom kada se ispune uslovi, a on može biti opšti, posebni i pojedinačni. Ako nisu ispunjen uslovi, zaključuje se pravilnik o radu.

Pravilnik o radu

Pravilnik o radu takođe uređuje prava, obaveze i odgovornosti iz radnog odnosa, a donosi ga nadležni organ firme ili ovlašćeno lice. Sadrži prava i uslove rada u zavisosti od potreba poslodavca, ali se njim ne smeju smanjiti prava radnika, stvoriti nepovoljni uslovi rada i ostalo što Zakonom o radu nije dozvoljeno.

Pravilnik o radu sadrži sledeće odredbe:

• zarada – osnovna, uvećana, zatim zarada po učinku, minimalna zarada, naknada zarade, rokovi za isplatu zarade,
• troškove na koje zaposleni ima prava – naknada za prevoz na posao i natrag, naknada za topli obrok, regres, naknada za troškove službenog putovanja, rokove za isplatu troškova,
• ostala primanja na koja zaposleni radnik ima prava – jubilarna nagrada, otpremnina za penziju, solidarna pomoć, naknada za troškove pogrebnih usluga, troškovi za poklone deci zaposlenih, naknada za vreme bolovanja i porodiljskog odsustva,
• pravila o zabrani konkurencije i naknadu za nepoštovanje istih – iznošenje informacija o poslovanju, poslovnih tajni, tehnoloških znanja i slično,
• radno vreme, godišnji odmori, plaćena odsustva,
• pravila o naknadi štete (ukoliko nastane tokom obavljanja posla i u vezi sa radom),
• prestanak radnog odnosa – otkaz od strane zaposlenog, od strane poslodavca, sporazumni prekid, upućivanje na rad kod drugog poslodavca, udaljenje sa rada,
• ostalo.

Ugovor o radu je pojedinačni dokument koji se potpisuje prilikom zasnivanja radnog odnosa kod poslodavca, a potpisuju ga zaposleni i pravno lice (direktor, ovlašćeno lice).

Pravilnik o sistematizaciji i organizaciji radnih mesta

Ovim pravilnikom utvrđuju se:

• naziv i vrsta poslova (radno mesto),
• posao koji se obavlja,
• potrebna znanja – vrsta i stepen stručne spreme, obrazovanja,
• potrebno radno iskustvo,
• broj izvršilaca za obavljanje poslova,
• drugi uslovi za rad na tim poslovima – znanje stranih jezika, veštine i slično.

Preduzeće je u zakonskoj obavezi da donese ovaj pravilnik kada ima najmanje 10 zaposlenih. Može ga definisati i ako ima manje radnika, ali nije obavezno. Pravilnik donosi direktor, preduzetnik, nadležni organ ili ovlaščeno lice.

Pravilnik o ponašanju poslodavaca i zaposlenih u vezi sa prevencijom i zaštitom od zlostavljanja na radu

Ovaj Pravilnik odnosi se na određena pravila ponašanja poslodavaca i zaposlenih u vezi prevencije i zaštite od zlostavljanja na poslu, kao i od seksualnog uznemiravanja. Pravila ponašanja odnose se na lica i u muškom i u ženskom rodu.

Poslodavac ima obavezu da stvori uslove za nesmetan i normalan rad, da organizuje rad i uslove gde neće biti zlostavljanja zaposlenih radnika.

Firma mora da obezbedi radnu okolinu i prijatnu atmosferu, gde će se svi međusobno poštovati i sarađivati. Mora da razvija svest kod svojih zaposlenih o uzajamnom poštovanju, saradnji i timskom radu.

Svojim ponašanjem treba da pruži dobar primer i da omogući radnicima da javno iznesu svoje mišljenje, predloge i slično.

Radnici moraju da se informišu, obaveštavaju i osposobljavaju kako bi prepoznali, prijavili i sprečili zlostavljanje. Moraju i da se suzdrže od ponašanja za koje se smatra da je zlostavljanje. Takođe, u obavezi su da se ponašaju pristojno i da doprinesu otkrivanju i sprečavanju zlostavljanja.

Akt o proceni rizika

Akt o proceni rizika je osnovni akt iz oblasti bezbednosti i zdravlja na radu. On sadrži:

• opis procesa rada,
• procenu rizika od eventualno nastalih povreda na radnom mestu i u radnoj okolini,
• mere za smanjivanje rizika, kako bi se poboljšala bezbednost i zaštita na radu.

Procena rizika je evidentiranje i procenjivanje svih faktora koji mogu dovesti do opasnosti na radnom mestu, u radnoj okolini ili mogu izazvati povredu, oboljenje ili oštećenje zdravlja zaposlenog. Na osnovu procene rizika se utvrđuju stvarni uzroci nastanka povrede, mogu se ukloniti postojeći uzroci i može se smanjiti rizik od pojave novih.

Akt o proceni rizika je specifičan dokument i mora biti drugačiji za svaku firmu, kao i za svako radno mesto. Obavezan je bez obzira na delatnost, broj radnih mesta i broj zaposlenih.

Pravilnik o bezbednosti i zdravlju na radu

Pravilnik o bezbednosti i zdravlju na radu je dokument gde poslodavac utvrđuje prava, obaveze i odgovornosti vezane za bezbednost i zdravlje na radu. Najčešće se defiiše kolektivnim ugovorom, posebnim opštim aktom ili ugovorom o radu.
Ako poslodavac ima do 10 zaposlenih, onda prava, obaveze i odgovornoosti uređuje ugovorom o radu. Ako ima više od 10 radnika, mora da ima Pravilnik o bezbednosti i zdravlju na radu.

Sve firme imaju zakonsku obavezu da u aktu imenuju lice zaduženo za bezbednost i zaštitu na radu, koje će obavljati poslove iz ove oblasti.

Program osposobljavanja zaposlenih za bezbedan i zdrav rad

Program osposobljavanja zaposlenih iz oblasti bezbednosti i zdravlja na radu je dokument i opšti akt koji poslodavac mora da sprovede. Firma je obavezna da sprovede ovaj program, kako bi teorijski i praktično osposobila i obučila zaposlene na bezbedan i zdrav rad.
Može da se organizuje osposobljavanje zaposlenih preko svog lica za bezbednost, a može se angažovati licencirana agencija koja se bavi ovim poslovima.
Osposobljavanje se obavlja prilikom:

• zasnivanja radnog odnosa – na radnom mestu,
• premeštaja na druge poslove,
• uvođenja nove tehnologije, novih sredstava za rad, nove opreme za rad,
• promene procesa rada.

Pravilnik iz oblasti zaštite od požara

Pravilnik iz oblasti zaštite od požara je opšti akt preduzeća koji propisuje obavezne mere i poslove u vezi sa zaštitom od pojave požara ili eksplozije.
Pravilnik sadrži mere i planove zaštite od požara; organizaciju, planiranje i njihovo sprovođenje; prava i obaveze odgovornih u preduzeću i svih zaposlenih; obuke u vezi propisa i ponašanja u sluaju požara; vatrogasne jedinice; tehničku opremu; nadzor u slučaju nezgode; preventivne mere; odgovornosti; kaznene odredbe i druga pitanja.
Sva pravna lica imaju obavezu da:

• organizuju obuku zaposlenih za upoznavanje i sprovođenje preventivnih mera u slučaju izbijanja požara,
• imenuju stručno lice za sprovođenje preventivnih mera zaštite od požara,
• obezbede adekvatnu opremu i uređaje za gašenje požara,
• naprave plan evakuacije i uputstvo za ponašanje u slučaju požara (vidljivo istaknuto).

Firme imaju obavezu da imenuju stručno osposobljeno lice koje je zaduženo za sprovođenje adekvatne zaštite od požara. Zaposleni moraju biti upoznati sa svim opasnostima, sa načinom ponašanja i sa merama zaštite, a u slučaju pojave moraju učesvovati u gašenju požara.

Dobar plan zaštite od požara izrađuju stručna lica i konsultanti specijalizovani za poslove zaštite od požara i izradu Pravilnika.

Pravilnik o unutrašnjem uzbunjivanju

Pravilnik o unutrašnjem uzbunjivanju je dokument kojim se definišu pravila ponašanja:

• koje informacije krše propise poslovanja,
• koja ponašanja nisu dozvoljena,
• šta krši ljudska prava, ovlašćenja,
• informacije koje dovode do opasnosti po život, bezbednost, zdravlje, životnu sredinu,
• ostalo.

Poslodavac koji ima više od 10 zaposlenih obavezan je da ima ovlašćeno lice za prijem informacija i vođenje postupka oko ovih pitanja.

Ostali akti koje je potrebno da poseduje kompanija:

• akt o radnoj disciplini i ponašanju zaposlenih,
• pravilnik o računovodstvu,
• pravilnik o popisu imovine,
• plan upravljanja otpadom.

Akt o radnoj disciplini i ponašanju zaposlenih

Firma posebnim aktom može da utvrdi određena pravila ponašanja koja se moraju poštovati u toku rada. Ta pravila povezana su i sa ispunjivanjem svih ugovornih obaveza.

Poslodavac mora da obavesti i upozna zaposlenog sa svim pravilima pre zasnivanja radnog odnosa. Zaposleni je dužan da ih poštuje nakon potpisivanja ugovora o radu, jer u suprotnom može dobiti otkaz.

Pravilnik o računovodstvu

Pravilnik o računovodstvu je opšti akt koji sadrži:

• uputstva i smernice za vođenje poslovnih knjiga i knjiženje promena,
• smernice za evidentiranje i otkrivanje pogrešno proknjiženih promena,
• kretanje poslovne dokumentacije i rokovi dostavljanja za obradu,
• računovodstvene politike, vrednost imovine, prava i obaveze,
• odgovorna lica, način sastavljanja finansijskih izveštaja,
• interne kontrole i čuvanje podataka,
• ostalo.

Preporuka je da se konsultuje agencija za knjigovodstvene usluge oko svih pitanja u vezi sa pravilnikom.

Pravilnik o popisu imovine

Pravilnik o popisu imovine je dokument koji sadrži podatke o opremi, inventaru, o organizaciji i sprovođenju popisa. Ovim pravilnikom se utvrđuje period obavljanja popisa, vreme trajanja i rokovi za predaju izveštaja. Nakon popisa mora se uskladiti stvarno stanje sa knjigovodstvenim.

Plan upravljanja otpadom

U planu upravljanja otpadom definiše se:

• vrsta, količina i poreklo otpada,
• način sakupljanja otpada,
• lokacije, raspoloživi kapaciteti,
• plan smanjenja otpada,
• ostalo.

Plan otpada moraju da imaju pravna lica koja godišnje proizvode više od 100 tona bezopasnog otpada, ili firme koje bacaju više od 200 kilograma opasnog otpada.

Sve opšte akte poslodavac može samostano definisati i doneti, ali to nije uvek dobro rešenje. Pojedini akti su veoma specifični, komplesni i zahtevaju stručno pravno savetovanje. Za pojedine je neophodna dobra procena i visok nivo stručnosti iz specifičnih navedenih oblasti, pa je bolje rešenje da se angažuje stručnjak.