Implementacija računovodstvenih politika i internih akata: kada je potrebna i zašto

Ako vodite firmu u Srbiji — bilo da ste je upravo osnovali ili poslujete već godinama — postoji jedan set dokumenata koji morate imati. Ne zato što će vam neko odmah zakucati na vrata, već zato što bez njih vaše računovodstvo stoji na klimavim temeljima.

Govorim o računovodstvenim politikama i opštem aktu o organizaciji računovodstva.

Mnoge firme ih nemaju uopšte. Neke ih imaju, ali kao šablonski dokument preuzet sa interneta, koji niko nikada nije otvorio nakon usvajanja. A onda, kada dođe revizija, poreska kontrola ili promena u poslovanju — nastane problem.

U ovom članku objasniću šta su ovi dokumenti, zašto ih zakon zahteva, i — što je možda još važnije — zašto su korisni za vaše poslovanje u praksi.

Sadržaj:

Šta su računovodstvene politike i interni akti o računovodstvu?

Pre svega, hajde da razdvojimo dva pojma koja se često mešaju.

Opšti akt o organizaciji računovodstva je interni dokument vaše firme kojim uređujete kako funkcioniše celokupan sistem računovodstva. Njime definišete ko je odgovoran za šta, kako se kreću dokumenta, koji softver koristite, kako se vode poslovne knjige i koji su kontrolni postupci u firmi.

Računovodstvene politike su specifična pravila i metode koje vaša firma primenjuje za priznavanje, vrednovanje, prezentaciju i obelodanjivanje pozicija u finansijskim izveštajima. Na primer: kako amortizujete osnovna sredstva, kako vrednujete zalihe, kako priznajete prihode.

U praksi, ova dva dokumenta često idu zajedno — ili kao jedan objedinjeni akt, ili kao dva povezana dokumenta. Bez obzira na formu, suština je ista: vaša firma mora jasno definisati kako vodi računovodstvo i koje principe primenjuje.

Šta kaže Zakon o računovodstvu?

Ovo nije stvar dobrovoljnosti. Zakon o računovodstvu (Sl. glasnik RS, br. 73/2019 i 44/2021) u članu 7. jasno propisuje obavezu za sva pravna lica i preduzetnike.

Prema zakonu, svako pravno lice i preduzetnik mora opštim aktom da uredi:

• Organizaciju računovodstva — na način koji omogućava sveobuhvatno evidentiranje poslovnih promena i sprečavanje grešaka
• Interne računovodstvene kontrolne postupke — mehanizme za proveru ispravnosti knjiženja
• Računovodstvene politike — konkretne metode priznavanja i vrednovanja
• Odgovorna lica — ko je odgovoran za zakonitost i ispravnost poslovnih promena, sastavljanje i kontrolu isprava
• Kretanje računovodstvenih isprava — tok dokumentacije i rokove za dostavljanje na obradu i knjiženje
• Vrste i oblik pomoćnih knjiga koje firma vodi

Takođe, ako koristite računovodstveni softver (a danas ga koriste praktično svi), zakon zahteva da taj softver omogućava funkcionisanje sistema internih računovodstvenih kontrola i onemogućava brisanje proknjiženih poslovnih promena.

Ukratko — zakon ne traži samo da „imate papir”, već da vaša firma ima funkcionalan sistem koji možete da pokažete i obrazložite.

Koji računovodstveni okvir primenjujete?

Jedno od najvažnijih pitanja koje vaše računovodstvene politike moraju da definišu jeste — koji računovodstveni okvir primenjujete. U Srbiji, ovo zavisi od veličine vašeg pravnog lica.

Pravila su jasna:

• Velika pravna lica i javna društva — obavezno primenjuju MSFI (pune Međunarodne standarde finansijskog izveštavanja)
• Srednja i mala pravna lica — obavezno primenjuju MSFI za MSP, ali mogu da se odluče i za pune MSFI
• Mikro pravna lica — obavezno primenjuju Pravilnik Ministarstva (Pravilnik o načinu priznavanja, vrednovanja, prezentacije i obelodanjivanja pozicija u pojedinačnim finansijskim izveštajima mikro i drugih pravnih lica), ali mogu da se odluče za MSFI za MSP ili pune MSFI

Zašto je ovo važno? Zato što vaš izbor okvira direktno oblikuje sadržaj računovodstvenih politika. Metode vrednovanja, obim obelodanjivanja, format finansijskih izveštaja — sve to proizlazi iz standarda koji primenjujete.

Ako se vaša firma prerazvrsta po veličini — recimo, prerastete iz mikro u malo pravno lice — morate ažurirati računovodstvene politike kako biste ih uskladili sa novim okvirom. To nije formalnost. To podrazumeva stvarne promene u načinu na koji evidentirate poslovne događaje.

Šta sve treba da sadrži opšti akt o računovodstvu?

Ako sednete da sastavite ovaj dokument (ili da proverite onaj koji već imate), evo šta minimalno mora da se nađe u njemu:

Organizacija računovodstva — Da li računovodstvo vodite interno ili ste angažovali eksternu knjigovodstvenu agenciju? Ko su odgovorna lica? Kako je organizovana finansijska služba?

Računovodstveni okvir — Koji standard primenjujete (MSFI, MSFI za MSP, Pravilnik za mikro pravna lica) i na osnovu kog razvrstavanja po veličini?

Računovodstvene politike — Konkretne metode za ključne pozicije: amortizacija, vrednovanje zaliha, priznavanje prihoda, rezervisanja, kursne razlike, procena potraživanja i slično.

Kontni okvir i plan — Koji kontni okvir koristite i kako je organizovan kontni plan vaše firme.

Interne kontrole — Postupci za proveru ispravnosti evidentiranja, odobravanje transakcija i sprečavanje grešaka.

Tok dokumentacije — Kako se računovodstvene isprave kreću kroz firmu, ko ih sastavlja, ko kontroliše i u kom roku se dostavljaju na knjiženje.

Poslovne knjige — Dnevnik, glavna knjiga i pomoćne knjige koje vodite, uključujući njihov oblik i sadržaj.

Računovodstveni softver — Koji softver koristite i kako on obezbeđuje integritet podataka.

Ovo nije spisak za „štikliranje”. Svaka od ovih tačaka treba da odražava stvarno stanje u vašoj firmi — ne generički šablon, već vaš konkretan način rada.

Kada je implementacija potrebna?

Ovo je pitanje koje dobijamo iznenađujuće često. Odgovor je: postoji nekoliko ključnih momenata u životu firme kada morate da se pozabavite računovodstvenim politikama.

Osnivanje firme

Čim registrujete pravno lice u Srbiji, kreće obaveza vođenja poslovnih knjiga. A da biste knjige vodili ispravno, morate prvo definisati kako ćete ih voditi. Računovodstvene politike treba usvojiti na samom početku — pre prve proknjižene transakcije.

Promena veličine pravnog lica

Ako vaša firma preraste iz jedne kategorije u drugu (na primer, iz mikro u malo pravno lice), menja se i računovodstveni okvir koji ste dužni da primenjujete. To znači da morate revidirati i ažurirati računovodstvene politike u skladu sa novim standardom.

Promena poslovnog modela ili delatnosti

Uveli ste novu liniju poslovanja? Počeli da radite sa inostranstvom? Dobili prvi dugoročni ugovor koji zahteva drugačije priznavanje prihoda? Sve su to situacije koje mogu zahtevati dopunu ili izmenu postojećih politika.

Promena propisa

Zakonodavstvo u Srbiji se menja. Kada se promeni Zakon o računovodstvu, podzakonski akti ili sami standardi, vaše interne politike moraju da prate te promene.

Angažovanje spoljnog knjigovodstva

Kada firmu prepustite eksternoj računovodstvenoj agenciji, opšti akt mora jasno definisati podelu odgovornosti — šta radi agencija, šta ostaje na vama, ko potpisuje šta.

Priprema za reviziju

Ako vaša firma podleže obaveznoj reviziji, revizori će tražiti dokumentovane računovodstvene politike. Ne zato što žele da vam naprave problem, već zato što bez njih ne mogu da procene da li su vaši finansijski izveštaji fer i objektivni.

Zašto je ovo važno u praksi?

Možda mislite: „Dobro, to je još jedan birokratski zahtev”. Ali hajde da pogledamo šta se dešava kada firme ovu temu ignorišu.

Nedosledni finansijski izveštaji. Bez jasno definisanih politika, isti tip transakcije može biti različito proknjižen u različitim periodima. To dovodi do izveštaja koji ne prikazuju stvarno stanje.

Problemi pri reviziji. Revizor mora da razume na osnovu čega ste doneli računovodstvene odluke. Ako nemate dokumentovane politike, revizorski izveštaj može sadržati kvalifikacije koje bacaju senku na kredibilitet vaših izveštaja.

Rizik kod poreske kontrole. Poreska uprava može dovesti u pitanje vaše metode vrednovanja ako ne možete da pokažete na osnovu čega ste ih odabrali. Dokumentovane politike su vaša prva linija odbrane.

Greške u vrednovanju. Bez jasnih pravila, lako dolazi do grešaka u amortizaciji, proceni zaliha ili priznavanju prihoda — a te greške imaju direktne poreske posledice.

S druge strane, dobro postavljene politike donose konkretne koristi:

• Jasna odgovornost — svako zna ko je za šta zadužen
• Doslednost — iste transakcije se uvek tretiraju na isti način
• Bolje upravljačke odluke — pouzdani izveštaji znače pouzdane informacije za odlučivanje
• Lakša komunikacija sa revizorima, bankama i poslovnim partnerima

Najčešća pitanja

Da li je opšti akt o računovodstvu obavezan za sve firme?

Da. Prema Zakonu o računovodstvu, sva pravna lica i preduzetnici koji vode poslovne knjige imaju obavezu da opštim aktom urede organizaciju računovodstva i utvrde računovodstvene politike.

Da li je dovoljno preuzeti šablon sa interneta?

Formalno, možda da. U praksi — ne. Šablonski dokument koji ne odražava vaš stvaran način poslovanja nema upotrebnu vrednost i može vam napraviti problem pri reviziji ili poreskoj kontroli. Politike moraju biti prilagođene vašoj firmi.

Koliko često treba ažurirati računovodstvene politike?

Ne postoji propisana periodika, ali ih treba revidirati svaki put kada dođe do značajne promene — promene propisa, promene veličine pravnog lica, promene poslovnog modela ili promene računovodstvenog okvira. U praksi, preporučljivo je izvršiti reviziju barem jednom godišnje.

Šta ako angažujem knjigovodstvenu agenciju — da li oni izrađuju ove akte?

Računovodstvena agencija može pomoći u izradi, ali odgovornost za usvajanje opšteg akta ostaje na vašem pravnom licu. Vi ga usvajate, vi ga potpisujete, i morate razumeti šta u njemu piše. Kvalitetna agencija će vam pomoći da to bude dokument koji zaista služi vašem poslovanju.

Koje su posledice ako firma nema ove dokumente?

Zakon predviđa prekršajnu odgovornost. Ali i bez formalnih kazni, nedostatak ovih dokumenata može dovesti do konkretnih poslovnih problema — od kvalifikovanog revizorskog izveštaja do sporova sa poreskom upravom.

Ne morate to raditi sami

Izrada kvalitetnih računovodstvenih politika zahteva poznavanje propisa, razumevanje vašeg poslovanja i iskustvo u primeni standarda. Ako niste sigurni da li su vaši interni akti adekvatni — ili ih uopšte nemate — javite nam se.

U HLB TM pomažemo kompanijama u Srbiji da uspostave računovodstveni sistem koji nije samo zakonski usklađen, već i praktično funkcionalan. Od izbora pravog računovodstvenog okvira do izrade kompletne interne regulative — tu smo da vam pomognemo.