Elektronske fakture u Srbiji: praktični vodič kroz SEF obaveze, rokove i kazne

Ako vaša firma izda fakturu drugoj firmi u Srbiji u obliku PDF-a poslatog mejlom – po slovu zakona, ta faktura ne postoji. Ne ulazi u PDV. Ne daje primaocu pravo na povraćaj ulaznog poreza. I izlaže vašu firmu kazni koja, za pravno lice, ide do 2.000.000 dinara po prekršaju.

Sistem elektronskih faktura (SEF) je u Srbiji prešao iz „nove inicijative” u svakodnevnu obavezu pre više od tri godine. Pa ipak, u praksi i dalje srećemo firme – uključujući i ogranke uspešnih međunarodnih kompanija – koje ne razumeju pun obim svojih obaveza, ne reaguju na rokove prihvatanja i propuštaju ulazni PDV jer ne kontrolišu redovno svoj SEF nalog.

Ovaj vodič vam pokazuje šta zakon zaista zahteva, kako SEF funkcioniše u praksi, koje su ključne izmene koje stupaju na snagu 1. aprila 2026. i gde tačno nastaju kazne koje firme najčešće plaćaju.

Šta je SEF i Zakon o elektronskom fakturisanju

SEF (Sistem elektronskih faktura) je centralna državna platforma Ministarstva finansija preko koje se izdaju, primaju, čuvaju i obrađuju elektronske fakture u Republici Srbiji. Pravni okvir je Zakon o elektronskom fakturisanju, prvi put objavljen u „Službenom glasniku RS” br. 44/2021, sa višestrukim izmenama – poslednjim u br. 109/2025.

Ključni princip koji često promiče: e-faktura nije isto što i PDF faktura. Po zakonu, e-faktura je strukturisani XML dokument poslat kroz SEF, izdat u skladu sa srpskim standardom elektronskog fakturisanja. Sve drugo – PDF, Word, skenirani potpisani račun – sa stanovišta SEF-a i poreskog tretmana nema isti pravni status.

Praktičan primer: Vaš strani dobavljač vam pošalje PDF fakturu mejlom za usluge koje je obavio u Srbiji preko PDV punomoćnika. Ako taj PDV punomoćnik nije izdao fakturu kroz SEF – ne možete tražiti odbitak prethodnog PDV-a. Bez obzira što je PDF tehnički ispravan i što ste platili. Ovo je promašaj koji vidimo svakog meseca u kontrolama.

Ko mora da koristi SEF

Zakon razlikuje tri grupe subjekata:

1. Subjekti javnog sektora – državni organi, organi autonomnih pokrajina, jedinica lokalne samouprave, javne ustanove, javna preduzeća. Oni moraju koristiti SEF za sve transakcije.

2. Subjekti privatnog sektora – po definiciji zakona, to su obveznici PDV-a koji nisu subjekt javnog sektora. To uključuje DOO, AD, ortačka i komanditna društva, kao i preduzetnike koji su u sistemu PDV-a.

3. Dobrovoljni korisnici – firme i preduzetnici koji nisu u sistemu PDV-a, ali se dobrovoljno opredele za korišćenje SEF-a. Bitan detalj: kad jednom uđu, moraju ostati najmanje do kraja tekuće i cele naredne kalendarske godine.

Posebno za strane kompanije: Ogranci i predstavništva stranih pravnih lica koji posluju u Srbiji, kao i strane firme koje imaju PDV punomoćnika registrovanog u Srbiji – tretiraju se kao subjekti privatnog sektora i imaju iste obaveze.

Vremenska linija ključnih obaveza

Tri tipa transakcija u SEF-u

B2G (Business-to-Government)

Svaka transakcija između privatne firme i državnih organa, javnih preduzeća ili lokalnih samouprava. Privatni sektor mora da izda e-fakturu, a javni sektor mora da je primi i odluči o njoj u zakonskom roku od 15 dana.

B2B (Business-to-Business)

Svaka transakcija između dva subjekta privatnog sektora koja su obveznici PDV-a. Obavezna od 1. januara 2023. Ako prodajete robu drugoj firmi koja je u sistemu PDV-a, izdaje se e-faktura kroz SEF – tačka.

B2C (Business-to-Consumer)

Prodaja fizičkim licima koja nisu preduzetnici. Po pravilu nije obuhvaćena obavezom e-fakture, već fiskalnog računa po Zakonu o fiskalizaciji. Ali pažnja na izmene od 1. aprila 2026: ako fizičko lice plati korporativnom platnom karticom, ta transakcija ulazi u SEF.

Šta SEF nije i šta nije e-faktura

Da bi se izbegli najčešći nesporazumi:

• PDF poslat mejlom ≠ e-faktura. Bez obzira koliko PDF izgleda lepo i ima sve elemente – ako nije prošao kroz SEF, nije e-faktura u smislu zakona.
• Skenirani potpisani račun ≠ e-faktura. Isto pravilo.
• Faktura otvorena u Wordu i konvertovana u PDF ≠ e-faktura. Format mora biti XML usklađen sa srpskim standardom e-fakturisanja.
• B2C transakcija (osim izuzetaka) ≠ obaveza e-fakture. Prodaja na malo fizičkim licima ide kroz fiskalni račun.

Kako se izdaje e-faktura u praksi: tri opcije

Firma može da pristupi SEF-u na tri načina:

1. Direktno preko portala SEF-a (efaktura.mfin.gov.rs). Besplatno, ali pogodno samo za firme sa malim brojem faktura. Faktura se ručno unosi.

2. Preko računovodstvenog softvera koji je integrisan sa SEF-om. Većina ozbiljnih softvera u Srbiji (Minimax, Pantheon, SAP, Microsoft Dynamics i drugi) ima direktnu API integraciju. Faktura se izdaje u softveru i automatski šalje na SEF.

3. Preko informacionog posrednika. Specijalizovane firme koje vode arhiviranje i komunikaciju sa SEF-om u vaše ime.

Bez obzira na način, proces je isti:

1. Firma izdaje fakturu u XML formatu (direktno ili preko softvera).
2. Faktura se šalje kroz SEF i dobija status „poslata”.
3. Primalac dobija notifikaciju i ima 15 dana da je prihvati ili odbije.
4. Po prihvatanju, faktura ulazi u evidenciju oba subjekta i u PDV obračun.

Rokovi prihvatanja i šta se dešava ako ih propustite

Rok od 15 dana za prihvatanje ili odbijanje e-fakture je jedan od najvažnijih, ali u praksi najčešće zanemaren detalj. Ono što se dešava posle 15 dana zavisi od toga ko ste:

• Ako ste subjekt javnog sektora – faktura se smatra prihvaćenom po sili zakona. Niste reagovali = prihvatili ste je.
• Ako ste subjekt privatnog sektora – faktura se smatra odbijenom.

Šta to znači u praksi: Kao firma u privatnom sektoru, ako ne otvorite SEF dve nedelje i propustite rok – fakture vaših dobavljača se automatski odbijaju. Bez obzira što ste ih platili. Bez obzira što je usluga obavljena. Posledica: vi ste izgubili pravo na povraćaj ulaznog PDV-a za taj poreski period, a vaš dobavljač je u problemu jer je njegova faktura odbijena u sistemu.

Praktičan savet iz naše prakse

Postavite proces dnevne ili dvodnevne provere SEF-a. Idealno – dodelite konkretnoj osobi odgovornost za monitoring SEF naloga, sa zamenom za vreme odsustva. Ovo nije „IT zadatak”, ovo je računovodstveno-finansijski proces koji direktno utiče na PDV.

Storno i izmene

Faktura jednom poslata kroz SEF ne može se jednostrano obrisati. Korekcija se radi izdavanjem knjižnog odobrenja ili knjižnog zaduženja – takođe kroz SEF, povezano sa originalnom fakturom.

Šta se menja od 1. aprila 2026.

Izmene Zakona o elektronskom fakturisanju (Sl. glasnik RS br. 109/2025) usvojene su u decembru 2025, a primenjuju se za poreske periode koji počinju posle 31. marta 2026. Ovo su najznačajnije promene za firme:

1. Obavezne interne fakture kroz SEF

Do sada, interne fakture (na primer, prenos robe iz centralnog skladišta u prodajni objekat unutar iste firme) generisane su u ERP sistemu firme i samo evidentirane u SEF-u kao gotova XML datoteka. Od 1. aprila 2026. ceo tok se kreira unutar SEF platforme, što Poreskoj upravi daje neposredni uvid u interne tokove robe i usluga u realnom vremenu.

Ako vaša firma radi sa robom – proverite da li je vaš ERP sistem spreman za ovu izmenu.

2. E-faktura za promet na malo korporativnim karticama

Promet na malo koji plaća kupac sa korporativnom platnom karticom više se ne tretira kao standardna B2C transakcija. Sada se traži izdavanje e-fakture kroz SEF (uz prethodno izdat fiskalni račun).

Ovo direktno pogađa lance maloprodaje, hotelijere, restorane, autoindustriju i sve segmente gde poslovni klijenti redovno plaćaju korporativnim karticama.

3. E-faktura za promet na malo javnom sektoru

Ako vrši se prodaja na malo subjektu javnog sektora, e-faktura se mora izdati ukoliko javni sektor podnese zahtev u roku od 7 dana od dana izvršenog prometa. Bitno: ovde se prvo izdaje fiskalni račun, pa onda e-faktura.

4. Prepopulisane PDV prijave

Od januara 2026, Poreska uprava počinje da prethodno popunjava PDV prijave na osnovu podataka koji su prošli kroz SEF. Neslaganja između vaše evidencije i prepopulisanih podataka automatski pokreću kontrolu.

Ovo je tihi ali enorman pomak. Do sada je obveznik popunjavao prijavu sam, na osnovu svoje evidencije. Sada Poreska uprava ima referentni set podataka koji ide direktno iz SEF-a u poresku prijavu. Vaša evidencija mora da se savršeno poklopi sa SEF-om.

5. EU standard EN 16931

Zakon sada omogućava korišćenje evropskog standarda elektronskog fakturisanja EN 16931. To znači da firme u Srbiji mogu lakše primati fakture od poslovnih partnera iz EU u istom tehničkom formatu.

Sistem kazni: tačni iznosi po članu 18 zakona

Ovo je deo koji se najčešće potcenjuje – jer kazne nisu apstraktan plafon. Izriču se za svaki pojedinačni prekršaj, što znači da jedna poreska kontrola može lako rezultovati nizom kazni koje se akumuliraju.

Kazne za prekršaj zakona

Konkretne situacije koje povlače kaznu

• Neizdavanje e-fakture kada za to postoji obaveza
• Neevidentiranje obračuna PDV-a u SEF
• Neprihvatanje ili odbijanje e-fakture suprotno zakonu
• Korišćenje podataka iz SEF-a u svrhe koje nisu propisane zakonom
• Neispravan format (slanje van XML standarda)
• Ometanje inspekcijskog nadzora ili uskraćivanje uvida u poslovnu dokumentaciju i opremu vezanu za SEF
• Neusklađenost sa propisom o čuvanju e-faktura

Indirektne posledice koje boli više od kazne

Pored direktnih kazni, neusklađenost sa SEF-om vodi do:

• Gubitka prava na odbitak prethodnog PDV-a – ako dobavljač nije izdao e-fakturu kada je morao, vi ne možete tražiti povraćaj ulaznog PDV-a.
• Blokade plaćanja iz javnog sektora – bez ispravne e-fakture, javni sektor neće izvršiti plaćanje.
• Gubljenja statusa verodostojne isprave – e-faktura ima status verodostojne isprave u izvršnom postupku samo ako je propisno poslata kroz SEF. Bez toga gubite brži put naplate.
• Automatske kontrole Poreske uprave zbog neusklađenosti SEF podataka sa PDV prijavom.

Dobra vest: Ako obveznik sam uoči i ispravi grešku pre nego što započne poreska kontrola – kazna se po pravilu ne primenjuje. Ovo je snažan argument za interne procese samokontrole i periodične revizije SEF evidencije.

Arhiviranje i čuvanje e-faktura

Pravila se razlikuju u zavisnosti od sektora:

• Subjekti privatnog sektora – obaveza čuvanja najmanje 10 godina od kraja godine u kojoj je faktura izdata.
• Subjekti javnog sektora – obaveza trajnog čuvanja.

SEF automatski arhivira e-fakture 10 godina. Pored toga, izdavalac i primalac moraju voditi sopstvenu evidenciju u skladu sa propisima o čuvanju knjigovodstvene dokumentacije. Firme često poveravaju arhiviranje ovlašćenom informacionom posredniku, čime se administrativna obaveza prebacuje uz garantovani kontinuitet (ako posrednik prestane sa radom, dokumenti se automatski prenose Centralnom informacionom posredniku).

Najčešće greške iz prakse

Iz iskustva sa klijentima, evo grešaka koje firme najskuplje plaćaju:

• „Možda neće biti kontrole.” Sa prepopulisanim PDV prijavama od 2026, kontrola je automatska i kontinuirana, ne periodična.
• Niko ne prati SEF. Nalog se otvara, ali ne postoji odgovorna osoba koja svakodnevno proverava prispele fakture. Posledica – propušteni rokovi i odbijene fakture.
• Pomoć računovođe se uzima posle problema, ne pre. Računovođa ne može retroaktivno da popravi propuštene rokove prihvatanja ili pogrešno izdate fakture.
• Strani vlasnik ne razume sistem. Centrala u Nemačkoj, SAD-u ili Kini ne razume kako srpski SEF funkcioniše i tretira PDF fakture kao validne. Lokalna firma plaća cenu.
• Status PDV obveznika nije iskazan u roku od 5 dana od upisa u listu korisnika SEF-a – tehnički propust koji povlači kaznu.
• Korišćenje SEF-a samo za izlazne fakture, ali ne i za evidentiranje obračuna PDV-a kako zakon zahteva.

Kako vam HLB TM može pomoći

SEF je odlican primer regulatorne obaveze koja izgleda kao tehničko pitanje, a u stvari je računovodstveno, poresko i operativno pitanje istovremeno. Greške se ne plaćaju samo kaznama, već i propuštenim PDV-om i blokiranim plaćanjima.

U HLB TM, kao deo HLB Global mreže, radimo sa kompanijama svih veličina – od ogranaka međunarodnih korporacija (POWERCHINA, FlixBus, Bloomberg Adria, Toshiba i drugih) do domaćih DOO firmi. Naš tim za računovodstvene i knjigovodstvene usluge pokriva:

• Postavljanje SEF naloga i obučavanje vašeg internog tima
• Vođenje svakodnevne komunikacije sa SEF-om u ime vaše firme
• Usklađivanje SEF evidencije sa PDV prijavom (kritično od 2026)
• Pripremu firme za izmene koje stupaju na snagu 1. aprila 2026.
• Reviziju usklađenosti i identifikaciju propuštenog ulaznog PDV-a
• Savetovanje pri kontrolama Poreske uprave vezano za SEF

→ Proverite da li je vaše poslovanje usklađeno sa SEF obavezama – zakažite konsultacije.

Najčešća pitanja

Ko mora da koristi Sistem elektronskih faktura (SEF) u Srbiji?

SEF moraju da koriste tri grupe subjekata: subjekti javnog sektora (državni organi, javna preduzeća, lokalna samouprava), subjekti privatnog sektora koji su obveznici PDV-a (DOO, AD, preduzetnici u sistemu PDV-a), kao i strane firme koje imaju PDV punomoćnika registrovanog u Srbiji. Subjekti koji nisu u sistemu PDV-a mogu dobrovoljno pristupiti sistemu, ali jednom kad uđu, moraju ostati najmanje do kraja tekuće i naredne kalendarske godine.

Da li je PDF faktura poslata mejlom valjana e-faktura?

Ne. Po Zakonu o elektronskom fakturisanju, e-faktura je strukturisani XML dokument poslat kroz SEF, u skladu sa srpskim standardom elektronskog fakturisanja. PDF poslat mejlom nije e-faktura, ne ispunjava zakonsku obavezu i ne daje primaocu pravo na odbitak prethodnog PDV-a.

Koje su kazne za neizdavanje e-fakture?

Po članu 18 Zakona o elektronskom fakturisanju, kazne su:

• za pravno lice: od 200.000 do 2.000.000 RSD
• za preduzetnika: od 50.000 do 500.000 RSD
• za odgovorno lice u pravnom licu: od 50.000 do 150.000 RSD

Kazne se izriču za svaki pojedinačan prekršaj, što znači da jedna kontrola može rezultirati u nizu odvojenih kazni.

U kom roku moram da prihvatim ili odbijem e-fakturu?

Rok je 15 dana od dana prijema fakture. Ako se ne reaguje u roku: za subjekte privatnog sektora, faktura se automatski smatra odbijenom (što za primaoca znači gubitak prava na odbitak prethodnog PDV-a), a za subjekte javnog sektora se automatski smatra prihvaćenom.

Šta se menja od 1. aprila 2026?

Izmene Zakona iz Sl. glasnika RS br. 109/2025 uvode: obavezno izdavanje internih faktura kroz sam SEF, obaveznu e-fakturu za promet na malo korporativnim karticama, e-fakturu za prodaju na malo subjektu javnog sektora (na zahtev), prethodno popunjene PDV prijave od strane Poreske uprave i mogućnost korišćenja evropskog standarda EN 16931.

Koliko dugo se čuvaju e-fakture?

Subjekti privatnog sektora čuvaju e-fakture najmanje 10 godina od kraja godine u kojoj je faktura izdata. Subjekti javnog sektora imaju obavezu trajnog čuvanja. SEF automatski arhivira fakture 10 godina, ali izdavalac i primalac moraju voditi i sopstvenu evidenciju.

Šta ako moj strani dobavljač ne razume SEF i šalje samo PDF?

Ako strani dobavljač posluje u Srbiji kao subjekt PDV-a (preko ogranka ili PDV punomoćnika), on je u obavezi da izdaje e-fakturu kroz SEF. Bez e-fakture, vi kao primalac nemate osnov za odbitak prethodnog PDV-a. Praktičan savet: pri sklapanju ugovora sa stranim dobavljačima koji rade u Srbiji, ugovorno ih obavežite na korišćenje SEF-a i tražite potvrdu o registraciji.