Skrolujte za još

Vodič za računovodstvene isprave i fakture u elektronskom obliku

avg 23, 2020

hero
HBL > Vesti > Clanak > Vodič za računovodstvene isprave i fakture u elektronskom obliku

Početkom 2020. godine stupio je na snagu novi Zakon o računovodstvu koji od 01. januara donosi set novih izmena. Kada je reč o računovodstvenim ispravama, aktuelni zakon propisuje da se računovodstvene isprave i fakture mogu izdavati u elektronskom obliku i u papirnoj formi.

Međutim, usvojen je Predlog Zakona o računovodstvu da se od 01. januara 2022. godine primenjuje nova zakonska obaveza, a to je da se fakture za pravna lica i preduzetnike moraju sastavljati i dostavljati isključivo u elektronskom obliku (kao elektronske fakture). Takođe, na snazi je i obaveza da se elektronski dokument mora potvrditi potpisom ili drugom identifikacionom oznakom odgovornog lica.

Ukoliko su vam potrebne knjigovodstvene usluge preporuka je da se angažuje iskusna i usko specijalizovana agencija za računovodstvene usluge, koja može pomoći oko prikupljanja i knjiženja računovodstvenih isprava, izdavanja računa, obračuna i evidentiranja svih nastalih transakcija.

 

Računovodstvene isprave u elektronskom obliku

 

Računovodstvene isprave predstavljaju poslovne dokumente (pisani dokument i elektronski zapis) na kojima se iskazuju podaci o nastaloj poslovnoj promeni. Kako bi knigovodstvena isprava bila verodostojna mora sadržati sve podatke potrebne za knjiženje, kao i da se iz računovodstvene isprave nedvosmisleno može saznati osnov, vrsta i sadržaj poslovne promene.

U računovodstvene isprave spadaju:

  • faktura (račun),
  • avansni račun,
  • predračun,
  • otpremnica,
  • knjižno odobrenje,
  • knjižno zaduženje,
  • ostala dokumentacija.

Prema aktuelnom Zakonu o računovodstvu pravna lica i preduzetnici mogu sastavljati i izdavati, odnosno primati računovodstvene isprave u papirnoj formi (ručno sastavljene), kao i poslovnu dokumentaciju koja je sastavljena kao elektronski zapis. Međutim, da bi računi ili druga knjigovodstvena dokumentacija bila validna treba da sadrži sve podatke potrebne za knjiženje, kao i da se iz nje mogu saznati osnov, vrsta i sadržaj poslovne promene.

Svaka računovodstvena isprava mora sadržati potpis, a ukoliko je sastavljena u elektronskom obliku (kao elektronski zapis, faktura u elektronskom obliku) obavezan je elektronski potpis. Umesto elektronskog potpisa ovlašćenog lica knjigovodstvena isprava može sadržati identifikacionu oznaku odgovornog lica (ili lica ovlašćenog za izdavanje računovodstvene isprave).

 

Izdavanje računovodstvenih isprava u elektronskom obliku

 

Zakon o računovodstvu propisuje da se knjiženje poslovnih promena i poslovnih događaja vrši na računima imovine, obaveza, kapitala, prihoda i rashoda samo na osnovu verodostojnih računovodstvenih isprava. Računovodstvena isprava je pisani dokument ili elektronski zapis o poslovnoj promeni koja je nastala u toku poslovanja. Verodostojna računovodstvena isprava mora obuhvatiti sve podatke koji su potrebni za knjiženje u poslovnim knjigama.

Pravna lica i preduzetnici imaju obavezu da za poslovne promene (prodatu robu ili izvršene usluge) sastavljaju fakture. Pritom, faktura u elektronskom obliku kao računovodstvena isprava mora biti potvrđena (potpisana) od strane odgovornog lica koje svojim potpisom ili drugom identifikacionom oznakom potvrđuje verodostojnost ili validnost tog računa.

Knjigovodstvene isprave sastavljaju se u potrebnom broju primerka, na mestu nastanka poslovne promene i u vreme kada nastaju. Ukoliko je računovodstvena isprava sastavljena u jednom primerku može se smatrati verodostojnom i otpremiti (poslati) samo ukoliko su podaci iz nje stalno dostupni.

Fotokopija originalne računovodstvene isprave se može smatrati verodostojnim poslovnim dokumentom i biti osnov za knjiženje, samo pod uslovom da je na fotokopiji navedeno mesto čuvanja originalne isprave i ukoliko je kopija potpisana (potvrđena) od strane odgovornog lica koji potvrđuje validnost.

Računovodstvene isprave koje su dostavljene odnosno primljene, telekomunikacionim putem kao i putem servisa za elektronsku razmenu podataka smatraju se verodostojnim računovodstvenim ispravama (Electronic data Interchange – EDI).

Evidentiranje poslovnih promena i vođenje poslovnih knjiga spada u knjigovodsvene usluge koje pruža agencija za knjigovodstvene usluge. Ukoliko vam je potrebna pouzdana agencija za računovodstvene usluge u Beogradu, tim HLB T&M Consulting stoji na raspolaganju.

 

Odgovornost za računovodstvene isprave u elektronskom obliku

 

Odgovornost za potpunost, računsku tačnost, istinitost i verodostojnost računovodstvene isprave u elektronskom obliku ima lice koje sastavlja taj poslovni dokument. Drugim rečima, odgovornost za prikazanu poslovnu promenu ima preduzetnik, pravno lice ili drugo lice koje svojim potpisom ili drugom identifikacionom oznakom potvrđuje tačnost i verodostojnost fakture u elektronskom obliku ili druge knjigovodstvene isprave.

Svaki privredni subjekt – pravno lice ili preduzetnik, u zakonskoj je obavezi da preduzme sve potrebne mere kako bi fakture u elektronskom obliku i ostale računovodstvene isprave bile zaštićene od gubitaka, oštećenja i izmena. Takođe, mora se obezbediti da tehnička oprema, nosioci podataka i softver budu zaštićeni od zloupotrebe (zaštita hardvera i softvera od neovlašćene upotrebe i softvera).

 

Identifikaciona oznaka umesto ručnog/elektronskog potpisa

 

Pravno lice ili preduzetnik može odabrati da umesto potpisa (ručnog ili elektronskog) na računima u elektronskom obliku i drugoj računovodstvenoj dokumentaciji koristi određenu identifikacionu oznaku. U tom slučaju, potrebno je:

  • da internim aktom donese rešenje, kojim će definisati šta će na ispravama biti identifikaciona oznaka,
  • mora odrediti koja će lica biti ovlašćena i odgovorna za izdavanje knjigovodstvenih isprava.

Identifikaciona oznaka je svaka oznaka koja jednoznačno određuje ili upućuje na odgovorno lice, odnosno oznaka koja dovodi dokument u vezu sa licem koje je ovlašćeno za izdavanje računovodstvene isprave. Tako identifikaciona oznaka može biti:

  • potpis (skeniran),
  • ime i prezime (skenirani),
  • faksimil,
  • kvalifikovani elektronski potpis,
  • kombinacija pomenutih oznaka,

 

Da li identifikaciona oznaka može biti šifra?

 

U praksi se događaju situacije da dobavljači kupcima dostavljaju e-fakture koje umesto pečata i potpisa sadrže identifikacionu oznaku, koja je u formi šifre (npr. kombinacija slova i brojeva). Uz račun je naznačeno i obaveštenje da je faktura u skladu sa Zakonom o računovodstvu ispravna i izdata bez pečata i potpisa. Kada je u pitanju identifikaciona oznaka naveden je npr. broj dokumenta sistema gde je izvorno nastao dokument, ili interna šifra dobavljača, šifra izdavaoca računa i slično. U ovom slučaju primalac e-fakture taj primljeni dokument ne može povezati sa licem koje je izvršilo fakturisanje (odgovorno lice nije poznato primaocu računa).

Na pitanje da li se faktura u elektronskom obliku bez potpisa u ovakvom slučaju smatra validinom, kada je podatak o odgovornom i ovlašćenom licu nepoznat, odgovor je sledeći. Račun bez pečata i potpisa mora sadržati identifikacionu oznaku koja jednoznačno određuje (upućuje) na odgovorno lice, ali Zakon o računovodstvu i Objašnjenje Ministarstva ne uređuju izgled identifikacione oznake u konkretnom računu.

Pravna lica i preduzetnici imaju obavezu da internim aktom odrede lica koja su odgovorna za zakonitost i ispravnost poslovnih promena, kao i da odrede lica koja će izvršiti kontrolu verodostojnosti računovodstvenih isprava. Ukoliko se opredele da fakture u elektronskom obliku i druge računovodstvene isprave umesto potpisa sadrže identifikacionu oznaku, u obavezi su da internim aktom definišu šta se tačno smatra identifikacionom oznakom, kao i da odrede ko je odgovorno lice (odnosno koje se lice smatra ovlašćenim za izdavanje faktura).

 

Pečat u računovodstvenim ispravama

 

Prema Zakonu o elektronskom dokumentu i Zakonu o računovodstvu na snazi je sledeće tumačenje – dokument koji je izvorno nastao u elektronskom obliku smatra se originalom (originalna računovodstvena isprava). Tj. računovodstvena isprava u formi elektronskog dokumenta je punovažna i ne može se osporiti njena punovažnost zbog toga što nije u papirnom obliku. Praktično, preduzetnici i pravna lica i dalje mogu svoje fakture izdavati u papirnom ili elektronskom obliku.

Faktura koja je originalno nastala u elektronskom obliku, kao i faktura nastala digitalizacijom (skeniranjem ili konverzijom poslovnog dokumenta iz papirnog oblika u elektronski) ne mora imati pečat i potpis (važi i za elektronski potpis). Dovoljno je da sadrži identifikacionu oznaku koja upućuje na odgovorno lice za izdavanje računovodstvene isprave. Za fakture izvorno nastale u papirnom obliku takođe nije propisano da moraju imati pečat i potpis, već je dovoljno da sadrže identifikacionu oznaku ovlašćenog lica.

Dodatno, pravna lica i preduzetnici nemaju obavezu da štampaju računovodstvene isprave nastale elektronskim putem, kako bi se odštampani dokument overio pečatom, što se svakako odnosi i na račune u elektronskom obliku. Takođe, privredni subjekti nisu više u obavezi da štampanu dokumentaciju šalju poštom. Elektronska faktura je u potpunosti validna bez pečata i potpisa, pod uslovom da sadrži neku identifikacionu oznaku.

Firme, odnosno privredna društva i preduzetnici osnovani posle 1. oktobra 2018. nemaju obavezu da izrađuju pečat nakon osnivanja firme. Postojeća pravna lica i preduzetnici mogu postepeno da izbace pečat iz upotrebe. Institucije, banke, organizacije nemaju pravo da zahtevaju pečat u poslovnoj dokumentaciji od firmi prilikom zaključivanja poslova ili drugih pravnih radnji. Pečat nije više potreban prilikom preuzimanja pošte, kod izdavanja potvrda, niti prilikom popunjavanja obrazaca, podnošenja zahteva i sličnih zahteva.

Kada su u pitanju pravna lica koja su u svom osnivačkom aktu, statutu ili odluci navela da imaju pečat i da ga koriste, u skladu sa Zakonom o privrednim subjektima oni nisu u obavezi da ga koriste prilikom zaključivanja pravnih radnji. Odnosno, iako je opštim aktom određena upotreba pečata, pravna lica nisu u obavezi da ga koriste. Takođe, pravna lica nemaju obavezu ni da menjaju niti da brišu odredbe vezane za korišćenje pečata.

 

Validnost računa bez potpisa i bilo koje druge identifikacione oznake

 

Fakture koje ne sadrže potpis, niti identifikacionu oznaku, a na kojima je navedeno da su punovažne bez potpisa i pečata nisu validne u skladu sa Zakonom o računovodstvu i reviziji. Za račun koji je izvorno nastao elektronskim putem, na računaru, koji nije potpisan i nema identifikacionu oznaku, a na kome je naznačeno da je punovažan bez pečata i potpisa, smatra se da nije verodostojna isprava.

Zakon propisuje obavezu da faktura mora biti potpisana, odnosno potvrđena potpisom, kvalifikovanim elektronskim potpisom ili identifikacionom oznakom od strane lica koje je odgovorno za nastanak poslovne promene (lice koje je napravilo račun i svojim potpisom garantuje da su nastale promene istinite).

 

Dokumentacija koja prati robu u elektronskom obliku

 

Kada je u pitanju trgovina, privredni subjekti koji se bave trgovinom moraju posedovati isprave o proizvodnji, nabavci, prodaji robe, kao i isprave za robu u prevozu. Navedene isprave mogu biti u paprnom obliku, kao i u elektronskoj formi. Takođe, mogu biti originali ili fotokopije. Kao i u prethodno navedenim dokumentima, isprave moraju biti validne, da sadrže sve potrebne podatke i da ispunjavaju uslove u pogledu svojstva robe.

 

Tim naše agencije za računovodstvene usluge sastoji se od profesionalnih, iskusnih i visokoobrazovanih knjigovođa i poreskih savetnika. Možemo vam pomoći u optimizaciji poslovanja, oko vođenja poslovnih knjiga i praćenja celokupnog vašeg poslovanja. Kontaktirajte nas za dodatna pitanja i konsultacije.

Kontakt