Prilikom odlaska na službeno putovanje u inostranstvo, poslodavac zaposlenom isplaćuje dnevnice. Takođe, mogu mu se priznati i pojedini troškovi službenog putovanja u inostranstvo. U nastavku sledi više detalja.
Zaposleni koji se upućuje na službeno putovanje ima pravo na naknadu troškova za službeni put u inostranstvo. Sve troškove, iznos dnevnice, dužinu trajanja puta i druge uslove vezane za službeni put određuje poslodavac opštim pravnim aktom firme, a koji je u skladu i sa ugovorom o radu.
Kada je u pitanju privatni sektor, za firme ni jednim pravnim aktom nije definisan minimalni iznos naknada za troškove na službenom putu u inostranstvu. Zbog toga, poslodavci samostalno mogu odrediti kolika će biti dnevnica za zaposlene, ali i koje će troškove službenog putovanja priznati.
Iako nisu u obavezi, mogu da koriste iznose koji su propisani u Uredbi o naknadi troškova i otpremnini državnih službenika i nameštenika. Naknade iz Uredbe obavezne su za državne firme i institucije. Privatne firme nisu obavezne da ih primenjuju, ali se u praksi najčešće iste predviđaju opštim aktom firme.
1.1. Službeno putovanje u inostranstvo
Službeno putovanje predstavlja svako putovanje prilikom koga je zaposleni poslat na drugu destinaciju gde će obavljati svoje poslovne zadatke. Službeno putovanje u inostranstvu odnosi se na:
- službeno putovanje zaposlenog iz Republike Srbije u stranu državu i obratno,
- službeno putovanje iz jedne u drugu stranu državu,
- službeno putovanje iz jednog u drugo mesto u stranoj državi.
Zaposleni koji se upućuje na službeni put u inostranstvo mora imati nalog. Nalog za službeno putovanje u inostranstvu izdaje poslodavac ili ovlašćeno lice. Izdaje se zaposlenom neposredno pre započinjanja službenog putovanja.
1.2. Nalog za službeni put u inostranstvo
Nalog za službeno putovanje u inostranstvu treba da sadrži sledeće podatke:
- ime i prezime zaposlenog koji se upućuje na službeni put,
- naziv države i mesto u koje se putuje,
- cilj putovanja,
- datum polaska na putovanje i datum povratka sa putovanja,
- kategoriju hotela u kome je obezbeđen smeštaj,
- napomene – o tome da li su obezbeđeni besplatan smeštaj i ishrana,
- vrsta prevoznog sredstva kojim se putuje,
- iznos akontacije koji može da se isplati,
- podatke o tome ko snosi troškove službenog putovanja,
- način obračuna troškova putovanja.
Pored naloga, poslodavac može doneti i Odluku o službenom putu, koja sadrži slične podatke kao u nalogu. Po završetku službenog putovanja zaposleni podnosi obračun službenog putovanja, u kome treba da budu navedeni datum i vreme polaska, datum i vreme dolaska sa puta, računi, priznanice, putne karte i svi ostali dokumentovani troškovi.
1.3. Akontacija za službeni put u inostranstvu
Zaposlenom može biti isplaćena akontacija za službeni put u inostranstvo. Iznos akontacije koju isplaćuje poslodavac treba biti u visini procenjenih troškova, a na osnovu naloga za službeno putovanje u inostranstvo.
Ukoliko službeni put ne započne u roku od tri dana od datuma koji je naveden u nalogu, a zaposleni je unapred primio akontaciju, onda ima zakonsku obavezu da vrati poslodavcu isplaćenu akontaciju. Rok za vraćanje je odmah narednog dana po isteku tog roka (3 dana od datuma isplate akontacije).
1.4. Dnevnica za službeni put u inostranstvo – kako se određuje početak i kraj službenog puta
Prilikom odlaska na službeno putovanje u inostranstvo zaposlenom se isplaćuju dnevnice, i to od momenta početka do momenta završetka službenog puta.
Dnevnica za službeno putovanje u inostranstvo se određuje sledeći način:
- za putovanje kopnenim prevozom, početak dnevnice određuje se od časa prelaska državne granice Republike Srbije (u polasku), a prestanak prava na dnevnicu smatra se čas prelaska državne granice RS (u povratku);
- ukoliko se u inostranstvo putuje avionom, dnevnica počinje od časa polaska aviona sa poslednjeg aerodroma u zemlji, a traje do časa povratka na prvi aerodrom u Republici Srbiji;
- ukoliko se u inostranstvo putuje brodom, dnevnica važi od časa polaska broda iz poslednjeg pristaništa u RS, pa do časa povratka u prvo pristanište u RS.
Zaposleni koji se upućuje na službeni put ostvaruje pravo na jednu punu dnevnicu na svaka 24 časa koja provede u inostranstvu. Ako na tom službenom putu provrede duže od 12 časova (između 12 i 24 časova), ima pravo da ostvari punu dnevnicu. Sa druge strane, ukoliko na službenom putu provede između 8 i 12 časova (više od 8, a manje od 12 sati), ima pravo na pola dnevnice. Nema pravo na dnevnicu kada službeni put (ili ostatak) traje kraće od 8 sati.
1.5. Visina dnevnica za službeni put u inostranstvo
Visinu dnevnice za službeni put u inostranstvo određuje poslodavac svojim opštim aktom, ali ona ne sme biti viša od 50 evra dnevno. Iznos od 50 evra predstavlja maksimalni neoporezivi iznos dnevnice za službeni put u inostranstvu.
Maksimalni neoporezivi iznos važi za sve zemlje (odnosi se na službeno putovanje u bilo koju drugu stranu državu).
1.6. Dužina trajanja službenog puta u inostranstvo
Ne postoji zakonski propisana dužina trajanja službenog puta (minimalno ili maksimalno vreme trajanja). Poslodavac opštim aktom firme određuje koliko će službeni put trajati, početak, kao i satnicu službenog putovanja (datum i čas polaska).
Međutim, iako ne postoje zakonska ograničenja u trajanju dužine službenog putovanja, treba napraviti razliku između upućivanja zaposlenog na službeno putovanje u inostranstvo i upućivanja zaposlenog na privremeni rad u inostranstvu. Zaposleni koji u stranoj državi boravi duže od 30 dana u kontinuitetu ili više od 90 dana sa prekidima u toku kalendarske godine, smatra se da je upućen na privremeni rad u inostranstvo.
2.1. Koje troškove pokriva dnevnica za službeni put?
Dnevnica za službeni put u inostranstvo treba da pokrije troškove ishrane i troškove gradskog (lokalnog) prevoza u mestu u kome zaposleni boravi tokom službenog putovanja.
Troškovi koje dnevnice ne pokrivaju su:
- troškovi smeštaja,
- troškovi prevoza do odredišta u stranoj zemlji,
- troškovi povratka u matičnu zemlju,
- troškovi prevoza u stranoj zemlji iz jednog grada u drugi,
- ostali dokumentovani troškovi koji su u vezi sa službenim putovanjem.
2.2. Vrste troškova službenog putovanja u inostranstvo
Na službenom putu nastaju i drugi troškovi. To su:
- troškovi kojima se obezbeđuju uslovi zaposlenom za upućivanje i odlazak na službeno putovanje;
- sporedni troškovi, koji su u vezi sa službenim putovanjem;
- troškovi kojima se obezbeđuju uslovi za obavljanje posla u mestu u kome zaposleni boravi tokom službenog puta.
Svi troškovi službenog putovanja u inostranstvo se zaposlenom refundiraju prema priloženim računima. Troškovi koji se mogu priznati i nadoknaditi su:
- troškovi ishrane i troškovi gradskog prevoza u mestu boravka u inostranstvu (mogu se pokriti i kroz dnevnicu);
- troškovi smeštaja u inostranstvu;
- troškovi prevoza radi izvršenja službenog posla;
- troškovi pribavljanja putnih isprava, vakcinacije i lekarskih pregleda;
- troškovi službene pošte, takse, telefona, telegrama i telefaksa;
- troškovi iznajmljivanja prostorija;
- troškovi stenografskih i daktilografskih usluga;
- ostali troškovi.
# Troškovi smeštaja u inostranstvu
Zaposleni koji je na službenom putu u inostranstvu ima pravo na nadoknadu troškova smeštaja. Nadoknađuju se prema priloženom računu smeštaja, odnosno u visini iznosa plaćenog hotelskog računa za prenoćište i doručak (osim za prenoćište i doručak u hotelu prve kategorije – 5 zvezdica).
Ukoliko zaposleni ima besplatno prenoćište i doručak, troškovi smeštaja za službeni put u inostranstvu se ne refundiraju.
# Troškovi ishrane i troškovi gradskog prevoza
Zaposleni može ostvariti pravo i na naknadu troškova ishrane i gradskog prevoza u mestu boravka u inostranstvu za vreme trajanja službenog putovanja. Takođe, navedeni troškovi mogu se pokriti i iz dnevnice, jer se prilikom obračuna smatraju sastavnim delom dnevnice za službeni put u inostranstvo. Treba istaći da ukoliko zbir troškova ishrane, gradskog prevoza i dnevnice pređe neoporezivi iznos od 50 evra, razlika se oporezuje.
Poslodavac opštim aktom predviđa da li će se ovi troškovi dodatno nadoknaditi zaposlenom koji je na službenom putu u inostranstvu ili će biti u sastavu dnevnice.
# Troškovi prevoza
Zaposleni ima pravo na nadoknadu troškova prevoza na službenom putu u inostranstvu. Pored troškova prevoza za službeni put, priznaju i sporedni troškovi. To su rezervacije mesta, aerodromske takse, prevoz prtljaga i slično.
Svi troškovi moraju biti dokumentovani. Priznaju se u visini cene prevoza iz putničke tarife za prevoz sredstvom one vrste i razreda koji se koristi prema nalogu za službeno putovanje. Zaposlenom se refundira iznos sa priloženih računa prevoznika koje zaposleni donese.
# Troškovi pribavljanja putnih isprava, vakcinacije i lekarskih pregleda
Zaposlenom se mogu priznati troškovi pribavljanja putnih isprava, vakcinacije i lekarskih pregleda, a koji su u vezi sa službenim putovanjem u inostranstvu. Ukoliko ih nadležni organ zdravstvenog osiguranja ne prizna, zaposlenom se mogu nadoknaditi na osnovu priloženih računa.
# Troškovi poštanskih i ostalih usluga
Zaposlenom se mogu priznati ostali troškovi koji su na službenom putovanju u inostranstvu nastali u vezi sa obavljanjem službenih poslova. To su poslovi oko poštanskih usluga, korišćenje telefona, telegrama, telefaksa, takse, iznajmljivanje prostorija, iznajmljivanje vozila, kao i drugi neophodni izdaci. Poslodavac ove troškove u stvarnim iznosima može nadoknaditi na osnovu priloženih računa.
# Troškovi reprezentacije i troškovi kupovine dobara
Na službenom putovanju u inostranstvu nekada u poslovne svrhe mogu nastati i drugi troškovi, kao što su troškovi reprezentacije i troškovi kupovine dobara. Oni se mogu priznati u stvarnom iznosu ukoliko su dokumentovani i po priloženim računima.
Navedeni troškovi se ne smeju plaćati iz akontacije koju je zaposleni dobio, jer su nezavisni od troškova službenog putovanja. Smatraju se nezavisnim troškovima, a ne troškovima službenog puta. Ne priznaju se po nalogu, već samo po priloženim računima kada se zaposleni vrati sa službenog puta iz inostranstva i ukoliko su u poslovne svrhe.
3.1. Korišćenje privatnog automobila za službeno putovanje u inostranstvo
Zaposleni može da koristi svoj privatni automobil za poslovne svrhe, samim tim i za odlazak na službeno putovanje u inostranstvo. Ima pravo na nadoknadu troškova goriva, prema priloženom računu. Korišćenje privatnih automobila za službeni put u inostranstvo firma mora predvideti opštim aktom.
Najviši neoporezivi iznos naknade iznosi 30% cene jednog litra goriva, pomnožen sa brojem potrošenih litara (prema priloženom računu). Ukoliko se isplati naknada koja je viša od neoporezivog iznosa, firma ima obavezu da obračuna i plati porez na razliku između ukupnog isplaćenog i neoporezivog iznosa. Porez se plaća po stopi od 10%.
3.2. Službeni automobil za službeni put u inostranstvu
Zaposleni ima pravo da koristi službeni auto firme za poslovno putovanje. To može biti iznajmljeni auto, zatim vozilo koje je u ličnom vlasništvu poslodavca i koji se koristi za potrebe posla, ali isto tako i kupljeni auto koji se koristi kao službeno vozilo.
U svim navedenim slučajevima zaposleni ima pravo na nadoknadu troškova goriva prema priloženim računima. Takođe, ima pravo i na refundaciju ostalih troškova koji su vezani za automobil i putovanje, a koje dokumentuje plaćenim računima.
Mogućnost korišćenja službenog vozila mora se predvideti opštim aktom firme.
3.3. Slobodan dan zaposlenog na službenom putu
Ukoliko zaposleni na službenom putu u inostranstvu ostane duže od 6 dana, onda ima pravo na nedeljni odmor, u trajanju od 24 časa. Odnosno, ima pravo na slobodan dan. Tog dana on ima pravo na dnevnicu, naknadu troškova smeštaja, kao i na naknadu ostalih troškova koji su nastali u poslovne svrhe.
3.4. Radno vreme zaposlenog na službenom putu u inostranstvu
Radno vreme zaposlenog na službenom putu u inostranstvu računa se i evidentira kao redovno radno vreme (u trajanju od 8 časova), ukoliko je službeni put trajao jednako ili duže od redovnog radnog vremena (8 sati ili duže), i bez obzira na to koliko je zaposleni efektivno radio za vreme službenog puta.
Sa druge strane, ukoliko je zaposleni na službenom putu imao efektivan rad duže od punog radnog vremena, onda se takav rad posebno evidentira i računa. Može se evidentirati kao preraspodela radnog vremena ili kao prekovremeni rad (u zavisnosti od toga da li je unapred planiran ili se radi o iznenadnom i neplaniranom poslu).
Ostalo vreme na službenom putu koje zaposleni provede preko redovnog radnog vremena, npr. u putu, na odmoru i slično, ne spada u radno vreme, prekovremeni rad ili preraspodelu radnog vremena.
4. Oporezivanje dnevnice i troškova za službeni put u inostranstvu
Dnevnice za službeno putovanje u inostranstvo koje ne prelaze neoporezivi iznos (do 50 evra dnevno) ne oporezuju se. Odnosno, na taj iznos ne plaća se porez na zarade.
Sa druge strane, ukoliko poslodavac zaposlenom isplati dnevnicu koja je viša od maksimalno neoporezivog iznosa (50 evra dnevno) ili od iznosa koji definiše opštim aktom (iznos ne može biti veći od neoporezivog iznosa), deo dnevnice se oporezuje.
Deo koji prelazi neoporezivi iznos preračunava se u dinare, po kursu na dan vršenja obračuna, zatim se obračunava u bruto, a potom se na bruto iznos obračunava porez na zarade po stopi od 10%.
Obračun i podnošenje poreske prijave potrebno je izvršiti odmah po završetku službenog putovanja, a najkasnije 7 dana od povratka sa puta.
Kada su u pitanju troškovi, pojedini se mogu smatrati delom dnevnice za službeni put u inostranstvo, a to firma može predvideti i opštim aktom. Ukoliko zbir tih troškova i dnevnice pređe neoporezivi iznos od 50 evra dnevno, onda se na deo koji je veći od neoporezivog iznosa obračunava i plaća porez.
Agencija za knjigovodstvene usluge HLB T&M Consulting nudi širok spektar računovodstvenih i knjigovodstvenih usluga, što uključuje obračun dnevnica i troškova za službeni put u inostranstvo. Kontaktirajte nas za više informacija.
