Ako vas zanima kako će biti vršena isplata naknade za prevoz zaposlenima u odnosu na novo mišljenje Ministarstva finansija o kome se sve više govori u javnosti i kako će se to reflektovati na računovodstvo i obračun plata zaposlenih u nastavku pročitajte, jer ćemo se detaljno u tekstu pozabaviti sa ovim pitanjem. Šta sve ova novina donosi, nameće i kako će se poslodavac prilagoditi detaljno ćemo objasniti u nastavku teksta.
Mišljenje Ministarstva najviše pogađa poslodavce koji isplaćuju naknadu za mesečnu markicu zaposlenima u gotovom.
Kako se naknada za prevoz zaposlenima isplaćivala do sada?
Da bismo shvatili ovo Mišljenje Ministarstva moramo prvo da se prisetimo i objasnimo kako je poslodavac do sada ispaćivao naknade za prevoz zaposlenima. Pre svega, dužnost poslodavca je da zaposlenom isplati naknadu za prevoz, odnosno za dolazak i odlazak sa posla jer je ova obaveza regulisana Zakonom o radu, član 118 koji glasi:
’’Zaposleni ima pravo na naknadu troškova u skladu sa opštim aktom i ugovorom o radu, i to: 1. za dolazak i odlazak sa rada, u visini cene prevozne karte u javnom saobraćaju, ako poslodavac nije obezbedio sopstveni prevoz.’’
Ovim zakonom regulisana je dužnost poslodavca da zaposlenom mora da nadoknadi troškove prevoza, odnosno dolaska na svoje radno mesto. Visina naknade troškova prevoza zaposlenog iznosi cenu prevozne karte u javnom saobraćaju.
To se u praksi rešava tako što poslodavac zaposlenima ispati novac u visini mesečne markice za prevoz koje se izvrši najčešće uz isplatu zarade (plate).
Mora da se napomene da postoji propis Zakona o porezu na dohodak kojim je regulisano to da se na isplate u visini mesečne markice ne plaća porez.
U praksi, to izgleda ovako, poslodavac je dužan da svakog meseca isplati određeni iznos novca, koliko iznosi markica za javni prevoz određene zone u gradu, i za to neće platiti porez.
Ali isto tako poslodavac nije bio u obavezi da proverava svoje zaposlene, i da li su oni zaista za taj novac kupili mesečnu markicu, i nisu morali da prikupljaju dokaze o izvršenoj uplati za prevoz.
Kakva je promena nastala u vezi sa isplatom putnih troškova?
Promena nastaje usled stava Mišljenja Ministarstva finansija koje je doneto 1. februara 2019. godine, a koje se tiče dokumentovanja isplata troškova prevoza zaposlenima.
Neke od delova Mišljenja Ministarstva finansija koja su bitna za razumevanje novonastale situacije prenosimo i citiramo u nastavku teksta u celosti.
’’Imajući u vidu navedeno, ukazujemo da je u skladu sa napred navedenim odredbama zakona pravno lice (poslodavac) u obavezi da uredi organizaciju računovodstva na način koji omogućava sveobuhvatno evidentiranje, kao i sprečavanje i otkrivanje pogrešno evidentiranih poslovnih promena, uredi interne računovodstvene kontrolne postupke, utvrdi računovodstvene politike, odredi lica koja su odgovorna za zakonitost i ispravnost nastanka poslovne promene i sastavljanje i kontrolu računovodstvenih isprava o poslovnoj promeni, uredi kretanja računovodstvenih isprava i utvrdi rokove za njihovo dostavljanje na dalju obradu i knjiženje u poslovnim knjigama, jer ukoliko poslodavac nema verodostojne isprave na osnovu kojih dokazuje da je na adekvatan način nadoknadio trošak zaposlenog za odlazak i dolazak sa rada (npr. račun za kupovinu mesečne pretplatne karte, dnevne karte ili karte za jednu vožnju u javnom prevozu, račun za gorivo u slučaju korišćenja sopstvenog vozila i sl.), ti troškovi mu se ne mogu priznati kao rashod.’’
Tumačenje ovog paragrafa bi glasilo ovako; svako privredno društvo i preduzetnik (bez tzv. paušalaca) ima obavezu da na pravi način dokumentuju troškove. Drugim rečima, računovodstveni sektor kompanije ili eksterna agencija za računovodstvene usluge bi svakog meseca trebala da vodi evidenciju da su pokriveni putni troškovi za zaposlene i da postoje dokumentovani troškovi koji pravdaju troškove prevoza.
Račun je dokument koji svedoći o nastalom trošku i uz pomoć koga možemo dokazati rashod.
Svaki rashod za koji ne postoji ispravan račun se ne može oporezovati, a Mišljenje Ministarstva iz februara ove godine poziva se na pravilo iz Zakona o računovodstvu i kaže kako Zakon treba primeniti u praksi i na isplate naknada troškova za prevoz.
Novina je da svaki poslodavac ima obavezu da dokumentuje sve vrste prevoznih karti određenim računima, da bi se videlo da je zaposleni tim novcem zaista platio javni prevoz.
Ono što se ne menja je to da poslodavac i dalje može da plaća putni trošak svojim radnicima i u gotovom novcu i na tekući račun sa novinom da poslodavac mora da obezbedi i priloži račune o tim kartama.
Moguće posledice nepoštovanja ove novine oko troškova prevoza u celosti u nastavku prenosimo iz Mišljenja Ministarstva:
’’U slučaju da se naknada za dolazak i odlazak sa rada ne dokumentuje verodostojnom računovodstvenom ispravom, isplate zaposlenima na ime naknade troškova za dolazak i odlazak sa rada smatraju se nedokumentovanim troškovima u smislu člana 7a tačka 1) Zakona o porezu na dobit pravnih lica. Takođe, na isplate zaposlenima se može primeniti član 18. stav 1. tačka 1) Zakona o porezu na dohodak građana samo u slučaju kada se takve isplate mogu dokumentovati odgovarajućom verodostojnom računovodstvenom ispravom.’’
To znači da firma ne može troškove naknade za prevoz koristiti da umanji obavezu poreza na dobit, ako nema račun od karata za prevoz.
Mogući problemi i njihova rešenja
Ovo Mišljenje Ministarstva ima dva glavna cilja, prvi je poboljšanje i unapređenje naplata karata u javnom prevozu, a drugi cilj je sprečavanje zloupotrebe neoporezivih isplata zaposlenima.
Stav Mišljenja donosi obavezu prikupljanja i čuvanja računa za prevoz, to je pre svega karta javnog prevoza ili ispravnog računa za gorivo ( ovo se odnosi na zaposlene koji dolaze kolima na posao).
Ovu novinu lakše će ispratiti firme koje imaju manje zaposlenih jer će biti lakši i brži proces prikupljanja računa od karata i goriva, dok se potencijalni problemi mogu javiti u firmama sa velikim brojem zaposlenih ljudi jer će dugo trajati proces sakupljanja računa od karata, i mora se uzeti u obzir da će sigurno neki procenat ljudi izgubiti svoju kartu, ili je neće blagovremeno dostaviti.
Načini refundacije troškova
Refundacija troška prevoza zaposlenima može se izvršiti na sledeći način: ako zaposleni u firmi dolaze na posao gradskim prevozom i kupuju mesečnu pretplatnu kartu odnosno poseduju personalizovanu BusPlus karticu, su u obavezi da nakon što uplate pretplatu za odgovarajući mesec sačuvaju fiskalni račun i traže takođe i gotovinski račun, da bi se ovaj trošak mogao refundirati zaposlenom.
Postoji mogućnost kupovine mesečne pretplatne karte za zaposlene direktno preko Apex-a, a Apex će Vam izdati fakturu, i dati popust na veću količinu kupljenih karata.
Ovaj potencijalni problem će biti rešavan uvođenjem dodatne evidencije o isplatama naknade, gde će biti vođena evidencija o dokumentovanim i nedokumentovanim isplatama zaposlenih.
Jedno od rešenja za firme na teritoriji Beograda je direktna uplata u visini mesečne karte prevoznicima, kako javnim tako i privatnim. Firma bi tada imala zbirni račun za sve kupljene karte za sve svoje zaposlene i uštedela bi vreme na proces prikupljanja pojedinačnih računa.
Ovo ne može da se primeni na dnevne karte, karte koje su kupljene u javnom prevozu kod vozača i račune za gorivo kod zaposlenih koji na posao dolaze sopstvenim prevozom.
Svi zaposleni koji dolaze na posao svojim kolima i ne koriste javni prevoz moraju sačuvati fiskalni račun od goriva i obavezno tražiti i gotovinski račun kako bi bili u mogućnosti da refundiraju trošak. Zaposleni mogu refundirati iznos goriva u maksimalnom iznosu koji bi mu bio isplaćen da koristi gradski prevoz prema zoni boravišta, odnosno adrese na kojoj zaposleni stanuje.
