Nakon više od dve decenije Srbija je donela novi zakon koji reguliše oblast arhivske građe i arhivske delatnosti i njegova primena je počela 2. februara 2021. godine. Brojne promene uslovljene savremenim poslovanjem, dovele su do toga da se većina dokumenta kreira u elektronskom obliku, ili da se digitalizuju oni dokumenti koji su nastali u papirnom obliku. Sve je to uslovilo da Zakon o arhivskoj građi SRJ, usvojen još 1998. godine, ostavi otvorena brojna pitanja među kojima je svakako najznačajnije ono koje se odnosi na čuvanje arhivske građe u elektronskom obliku.
Novim Zakonom o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti, uvedene su brojne obaveze za sve stvaraoce arhivske građe i dokumentarnog materijala. Donošenjem ovog zakona značajno će se promeniti čuvanje statusne dokumentacije društava kao i dokumentacije u vezi sa knjigovodstvom i knjigovodstvenim uslugama. Stvaraoci su razni državni organi i organizacije, organi teritorijalne autonomije i jedinica lokalne samouprave, ustanove, javna preduzeća, privredna društva, preduzetnici kao i lica koja obavljaju registrovanu delatnost. Ono što će biti u centru naše pažnje su svakako obaveze koje se odnose na firme koje obavljaju delatnost u privatnom sektoru.
Šta su dokumentarni materijal, arhivska građa, arhivski fond?
Stvaralac arhivske građe i dokumentacionog materijala je svako pravno ili fizičko lice čijim delovanjem oni nastaju. Imalac arhivske građe je sa druge strane nosilac prava na arhivskoj građi ili svako drugo pravno ili fizičko lice koje ima državinu nad njom.
Bitno je naglasiti da veličina firme i broj zaposlenih, nisu kriterijumi na osnovu kojih se određuju firme koje su u obavezi da primenjuju zakon. Primena zakona se odnosi i na one firme koje imaju samo jednog zaposlenog. Osim toga postoji značajna razlika između dokumentarnog materijala i arhivske građe. Dokumentarni materijal predstavlja celinu dokumenta ili zapisa nastalih ili primljenih radom stvaraoca. Arhivska građa je sa druge strane odabrani izvorni, a u nedostatku izvornog, i svaki reprodukovani oblik dokumenta ili zapisa nastali delovanjem stvaraoca a od trajnog su značaja za kulturu, umetnost, nauku, prosvetu i druge društvene oblasti. Arhivska građa je zapravo dokumentarni materijal koji se podnosi nadležnom arhivu na trajno čuvanje, 30 godina nakon nastanka. Arhivska građa u elektronskom obliku je poseban vid građe definisan novim Zakonom i ona je zapravo građa koja je izvorno nastala u elektronskom obliku. Arhivski fond čini celinu arhivske građe, bez obzira na njen oblik ili nosač zapisa, koji je stvorilo i/ili primilo pravno ili fizičko lice u obavljanju svoje delatnosti. Arhivski fond čuva se kao celina i ne može se deliti.
Koje su obaveze propisane za firme novim Zakonom o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti?
Suštinski, sve obaveze koje firme moraju da ispune imaju za cilj da se arhivska građa i dokumentarni materijal savesno čuvaju u sređenom i bezbednom stanju u onom obliku u kome su nastali. Zakonom su propisane sledeće obaveze:
- Obezbeđivanje i opremanje odgovarajućeg prostora za smeštaj i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala;
- Evidentiranje, označavanje, klasifikacija i skladištenje arhivske građe i dokumentarnog materijala;
- Određivanje odgovarajućeg stručnog lica za zaštitu ;
- Predaja arhivske građe nadležnom arhivu pod uslovima i u rokovima predviđenim zakonom;
- Obezbeđivanje trajnog čuvanja arhivske građe u elektronskom obliku, njeno održavanje, prebacivanje na nove nosače u propisanim formatima;
- Vođenje arhivske knjige na propisanom obrascu;
- Dostavljanje nadležnom arhivu prepisa arhivske knjige najkasnije do 30. aprila tekuće godine za dokumentarni materijal nastao u prethodnoj godini;
- Pribavljanje mišljenja nadležnog arhiva pre preduzimanja mera koje se odnose na arhivsku građu i dokumentacioni materijal;
- Odabir arhivske građe i izdvajanje radi uništenja bezvrednog dokumentacionog materijala kojem je istekao rok čuvanja, godinu dana od dana isteka utvrđenog roka.
Iako najavljeno novim propisom, nadležni organi još uvek nisu usvojili novi obrazac arhivske knjige, tako da će privredni subjekti i dalje biti dužni da koriste stari obrazac do donošenja novog.
Koje pravilnike firme moraju da poseduju?
Kao i kod prethodnog Zakona, i novim Zakonom je propisano da sve firme moraju da donesu određene opšte akte i to :
- Pravilnik o načinu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja arhivske građe i dokumentarnog materijala;
- Listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja;
- Pravilnik o načinu evidentiranja, zaštite i korišćenja elektronskih dokumenata
Lista kategorija je usko povezana sa pravilnicima, i predstavlja opšti akt kojim se precizira koji dokumenti čine arhivsku građu (npr. evidencije o zaradama, osnivački akti firmi, zapisnici sa sednica skupštine, odluke skupštine i sl.). Isto tako lista kategorija obuhvata i vrste i kategorije dokumentarnog materijala za koji je propisan određeni rok čuvanja (npr. dokumentacija pripremljena od strane finansijski izveštaji, izveštaji revizora i statistički izveštaji se čuvaju 20 godina, dnevnik i glavna knjiga deset godina, pomoćne knjige 5 godina, računovodstvene isprave 5 godina.
Svaka firma ima svoje specifičnosti i pravilnici moraju da prate faktičko stanje. Neusklađenost pravilnika i liste sa faktičkim stanjem može dovesti do prekršajne odgovornosti.
Zakon nije propisao rok u kojem firme moraju da donesu gore navedene akte.
Šta je zabranjeno a šta se može uništiti od dokumentacionog materijala?
Kao što smo već naveli, u Listi kategorija se definišu rokovi čuvanja dokumentacije. Nakon što istekne definisan rok čuvanja, dokumentacioni materijal se izlučuje ( uništava). Firme su u obavezi da jednom godišnje vrše proveru i nakon toga vrše uništavanje. Ono što je bitno je da se sav taj materijal nalazi u arhivskoj knjizi i da je prepis arhivske knjige dostavljen nadležnom arhivu u skladu sa zakonom.
Osim toga, bitno je da je reč o dokumentarnom materijalu koji je evidentiran na Listi kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja na koju je arhiv dao saglasnost.
Arhivsku građu je zabranjeno uništavati
Obzirom da se arhivska građa trajno čuva, Zakon posebno predviđa kaznene odredbe za oštećenje i uništenje arhivske građe. Papirna građa ukoliko je to njen izvorni oblik nastanka, mora se čuvati u tom obliku bez obzira na to što je eventualno i mikrofilmovana i digitalizovana.
Koje će uslove morati da ispunjava prostor za čuvanje propisaće ministar pravilnikom. Zakonom to nije definisano, niti su propisani posebni uslovi koje mora da ispuni lice koje se bavi poslom arhiviranja.
Dokument u elektronskoj formi mora biti kvalifikovan, u skladu sa Zakonom o elektronskom dokumentu, elektronskoj identifikaciji i uslugama od poverenja u elektronskom poslovanju .To zapravo znači da se digitalizuje, pretvori u elektronski oblik, ono što je izvorno nastalo u papirnom obliku, tako da bude pogodno za elektronsku obradu i razmenu.
Dokument kreiran na takav način, predstavlja, shodno Zakonu o elektronskom dokumentu, kopiju izvornog dokumenta u papirnom obliku.
Elektronska građa – kako je čuvati na propisan način?
Svaka firma mora da donese opšti akt koji će regulisati čuvanje elektronske građe. Odredbe opšteg akta moraju biti usaglašene sa Uredbom o uslovima za pripremu dokumenata za pouzdano elektronsko čuvanje i formatima dokumenata koji su pogodni za dugotrajno čuvanje. Vezano za to mora se voditi računa o sledećim pravnim i tehničkim uslovima:
- čuvanje se vrši u formatu pogodnom za dugotrajno čuvanje (recimo, starije verzije Microsoft Word-a nisu u mogućnosti da se otvore, jer ih sadašnji softveri ne podržavaju);
- svi elementi izvornog dokumenta moraju se nalaziti i u digitalizovanom obliku;
- dokument koji je digitalizovan mora da bude jednako upotrebljiv kao i onaj izvorno nastao u papirnom obliku (stranice, pečati i potpisi se moraju videti identično kao i u izvornoj papirnoj formi);
- informacioni sistem koji se koristi za ove radnje mora da sadrži dnevnik svih preduzetih radnji, koji se čuva tokom celog perioda čuvanja dokumenta.
Šta u slučaju vanrednih okolnosti – treba biti spreman
Svedoci smo mnogih nepredvidivih okolnosti i situacija. Prirodne katastrofe kao što su poplave, požari, zemljotresi su kritični momenti na koje sve firme moraju biti spremne.
S tim u vezi pored svih prethodno navedenih pravilnika koji moraju da donesu, neophodno je usvojiti i Plan mera zaštite arhivske građe od katastrofa ili nepogoda.
Stvaralac mora da se drži svih aktivnosti koje je predvideo vezano za čuvanja građe od uništenja, a pored toga, ukoliko nastupi vanredna situacija, dužan je i da sastavi zapisnik, u kojem će konstatovati dan, čas, koje to okolnosti su nastale, te bez odlaganja, u što kraćem roku, obavestiti nadležni arhiv.
Nadležni arhiv vrši nadzor nad izvršenjem kako obaveze donošenja ovog Plana, tako i nad poštovanjem svih obaveza u domenu evidentiranja, čuvanja, klasifikovanja, odabiranja, stručnog održavanja arhivske građe. I u ovom slučaju, nadležno Ministarstvo treba da donese podzakonska akta kojima će detaljno da reguliše nadzor nad poštovanjem Zakona.
Arhivska knjiga – osnova za evidenciju arhivske građe
Obrazac arhivske knjige propisaće ministar odgovarajućim pravilnikom. Zakon je propisao obavezu da sve firme najkasnije do 30. aprila tekuće godine, dostave prepis arhivske knjige nadležnom arhivu. Imajući u vidu da je zakon tek počeo da se primenjuje ove godine od 2. februara, i da pravilnik koji propisuje izgled i elemente arhivske knjige i dalje nije donet, ovaj rok za dostavu je pomeren na 2022. godinu. O ovome je 29. aprila 2021. godine Ministarstvo kulture i informisanja, na zahtev Privredne komore izdalo odgovarajuće mišljenje.
Najznačajniji deo mišljenja se odnosi na činjenicu da obaveza dostavljanja prepisa arhivske knjige nadležnom arhivu za dokumentarni materijal nastao u prethodnoj godini nastaje tek 2022. godine, a odnosi se na dokumentacionu građu u nastajanju od 2. februara 2021. godine, kao datuma početka primene ovog zakona.
Šta ako niste poštovali ranije obaveze propisane Zakonom koji je bio na snazi?
Nije mali broj firmi koje obavezu arhiviranja dokumentacije i predaje prepisa arhivske knjige nisu shvatili kao značajnu obavezu i koji je nisu ispoštovali na pravi način.
Ukoliko je to slučaj, ovo je idealna prilika da poslovanje firme prati i primena novog Zakona na pravi način. Dosta stvari se u tom slučaju mora uraditi retroaktivno. Pre svega, neophodno je doneti Pravilnik o kancelarijskom poslovanju i Pravilnik o elektronskim dokumentima ukoliko oni nisu usvojeni. Zatim se sva dokumentacija, počevši od osnivanja firme pregleda i popiše u arhivsku knjigu. Nakon toga je potrebno pristupiti izradi Liste kategorija, kako bi se izvršila kategorizacija celokupne statusne i dokumentacije pripremljene od strane knjigovodstvene agencije.
Prekršajne kazne za nepoštovanje zakona
Zakon propisuje da će se za prekršaj kazniti svako pravno lice u iznosu od 50.000 do 2.000.000 dinara za:
- Povredu propisane zabrane uništenja i oštećenja arhivske građe
- Deljenje i razbijanje arhivskog fonda ( ne čuvanje arhivske građe kao celine)
- Ne donošenje opštih akata i Liste kategorija arhivske građe
- Uništenja dokumentarnog materijala bez prethodnog odobrenja nadležnog arhiva
Novčanom kaznom od 5.000 do 150.000 dinara kazniće se odgovorno lice u pravnom licu.
Puno detalja a nedostaju podzakonski akti
Usvajanjem ovog Zakona, namera države je da na sveobuhvatan način uredi ovo značajno pitanje. Ideja je svakako da se dokumentarni materijal i arhivska građa jednoobrazno čuvaju i štite u svim firmama i da to postane praksa.
Međutim, veliki problem predstavlja nedostatak podzakonskih akata, koji bi bili dali smernice privrednim subjektima kako da postupaju. Trenutno, očekuje se da se putem podzakonskih propisa odredi obrazac arhivske knjige, elemente koje ona mora da sadrži kao i neophodnost uvođenja tela u okviru naše države koji bi moglo da čuva elektronske dokumente.
Dok se to ne desi, primena samog zakona je dosta otežana i predstavlja samo dobru ideju koja će po realizaciji sigurno dovesti do uštede vremena i sredstava.
