Šta je centalni registar faktura i ko ima obavezu da se registruje?

U decembru 2017. godine Narodna skupština Republike Srbije usvojila je izmene i dopune Zakona o rokovima izmirenja novčanih obaveza u komercijalnim transakcijama. Najznačajnija izmena odnosila se na uvođenje jedne nove obaveze za sve firme koje posluju sa državom. Radi se o obavezi registracije izdatih faktura i ispostavljenih zahteva za plaćanje u Centralni registar faktura, koji se izdaju državi, odnosno javnom sektoru.

Sve privatne firme (preduzetnici i pravna lica) koje posluju sa državom su obavezne da se od 1. marta 2018. godine registruju u Centralni registar, a zatim da evidentiraju i svoje fakture. Ukoliko to ne urade, neće moći da naplate svoja potraživanja od države.

Jednostavno je – računi koji nisu evidentirani kao i da ne postoje. Ovo važi ukoliko su transakcije između:

• privatnog i javnog sektora,
• međusobno između subjekata javnog sektora.

Centralni registar faktura odnosi se samo na firme koje posluju sa državom. Za poslove koji se obavljaju između preduzetnika ili pravnih lica ne postoji obaveza. Postoji samo kada je javni sektor dužnik. Računi koji se ne nalaze u ovom registru neće moći da se naplate, a firme koje se ne registruju mogu snositi zakonske posledice.

Vlada je navela da su glavni razlozi za donošenje ovih izmena:

• bolji sistem praćenja izdatih fakutra,
• bolja kontrola plaćanja novčanih obaveza.

Šta je centralni registar faktura?

Centralni registar faktura je baza podataka i poseban novi informacioni sistem Uprave za trezor, u koji se evidentiraju sve fakture i zahtevi za isplatu. U njega se upisuju samo firme koji posluju sa državom, bilo da je u pitanju prodaja nekih proizvoda ili pružanje usluga.

Registar omogućava pristup svim poveriocima i dužnicima, odnosno omogućava unos i pregled unetih podataka. U njemu se mogu evidentirati:

• fakture dužnicima,
• zahtevi za isplatu dužnicima,
• potraživanja od dužnika,
• izmirene obaveze prema poveriocima.

Preko ovog sistema može se pratiti status svakog računa. Može se proveriti da li je registrovan, kog datuma, kao i da li je plaćen. Centalni registar faktura naziva se još i registar neplaćenih računa.

Ko su poverioci, a ko dužnici

Sve komercijalne transakcije obavljaju se između poverioca i dužnika, odnosno između:

• privatnih firmi i javnog sektora,
• međusobno između subjekata javnog sektora.

Poverioci mogu biti privatne firme, odnosno preduzetnici i pravna lica. Poverioc takođe može biti i javni sektor. Dužnici su korisnici javnih sredstava i može biti samo javni sektor.

Pre nego što poverioc ispostavi račun svom dužniku, u obavezi je da ga evidentira u registru. Tek nakon toga ga dostavlja. Dužnik je u obavezi da proveri da li je ispostavljen račun ispravan i prethodno evidentiran u registru. Tek nakon toga ga plaća, u skladu sa navedenom instrukcijom za plaćanje.

Koji glavni uslovi moraju biti ispunjeni?

Glavni uslov da se račun plati je da bude prijavljen u registar. Ukoliko pravna lica – privrednici koji posluju sa javnim sektorom svoj račun ili zahtev ne prijave Upravi za trezor (u sistem), neće moći da naplate potraživanja od države. Ako ne prijave na vreme ili uopšte ne prijave, moraće da plate kaznu. Isto je i u situacijama kada su poverioci iz javnog sektora, a koji izdaju račune dužnicima, takođe iz javnog sektora. Moraju registrovati račun ili zahtev i dostaviti ga u roku.

Dužnici mogu da isplate novčanu obavezu samo pod određenim uslovima:

• ako su fakture ispravno registrovane,
• ako se vrši u utvrđenim rokovima,
• ako je u skladu dobijena instrukcija za plaćanje.

Registracija u centralni registar faktura

Da bi firme koristile ovaj registar i evidentirale račun, prvo moraju da se prijave u elektronsku bazu. To mogu obaviti elektronskim putem na sajtu Uprave za trezor i ličnim podnošenjem odgovarajuće dokumentacije.

Registracija se vrši unošenjem podataka firme, kao i podataka fakture ili zahteva u informacioni sistem. Nakon toga registar dodeljuje svakom korisniku i dokumentu jedinstveni identifikacioni broj.

U Centralnom registru faktura se tada nalaze o podaci o:

• fakturama (jedinstven broj korisnika sredstava, broj i datum izdavanja, iznos i komentar)
• datum i iznos izmirenja fakture,
• poveriocima i dužnicima (jedinstveni broj korisnika, naziv, matični broj, PIB, adresa, elektronska pošta, broj telefona),
• fizičkim licima (ovlašćenim licima i lokalnim korisnicima).

Koji su propisani rokovi?

Veoma je bitno da se računi i zahtevi evidentiraju pre dostavljanja dužnicima. Rok za registrovanje i evidenciju računa zvanično ne postoji, ali se nakon prijave u sistem moraju dostaviti najkasnije u roku od 3 radna dana. Moraju biti ispravni i sa jasno navedenom instrukcijom za plaćanje. U suprotnom, računi i zahtevi smatraće se neispravnim nalozima za plaćanje.

Nakon ta tri dana dužnicima kreće da teče zakonski rok za plaćanje. Prema Zakonu o rokovima plaćanja, država ima rok od 40 dana da izmiri obaveze. Sva ova pravila se odnose na račune koji su evidentirani u registar posle 01. marta 2018. godine.

Kazne i zakonske posledice

Ukoliko se ne poštuju ili na vreme ne izmire obaveze, kazne će morati da plate i firme ali i zaposleni u javnom sektoru. Kazne se kreću od 100.000 do 2.000.000 dinara i to za:

• firme, ako ne izvrše registraciju i dostave fakturu,
• zaposlene u javnom sektoru ako plate fakturu koja nije registrovana u bazi neplaćenih računa.

Takođe, odgovorna lica u tim preduzećima moraće da plate kazne, koje se kreću od 5.000 do 150.000 dinara.

Centralni registar faktura – prednosti i mane

Iako je za većinu privatnih firmi ova izmena samo jedna više obaveza zbog dodatnog obima posla, postoje brojne prednosti.

Prednosti su:

• plaćanje dospelih obaveza u predviđenim rokovima,
• manje kašnjenja prilikom plaćanja obaveza,
• sprečava se gomilanje dugova javnog sektora ka privatnom sektoru
• bolje planiranje i upravljanje javnim finansijama,
• mora se poštovati redosled prijema faktura
• transparentnost, odnosno javnost i dostupnost podataka.

Mogu se pratiti firme koje rade sa državom, u kojim poslovima i kolikom obimu rade, kao i kolike su cene za te poslove.

Mane su:

• dodatno opterećenje za privatne firme koji rade sa javnim sektorom,
• obiman administrativni posao,
• više papirologije,
• nije jednostavan proces.

Ovom novinom se u budućnosi očekuje da budu ostvareni ciljevi:

• pozitivno uticanje na efikasnost i sigurnost naplate potraživanja poverilaca,
• bolje planiranje i upravljanje likvidnim sredstvima privrednih subjekta i javnog sektora.