Sistem za elektronsko fakturisanje je zamišljen kao sistem preko koga će se obavljati sve aktivnosti slanja, prihvatanja, obrade i čuvanja faktura kojim će upravljati posebna služba Vlade Republike Srbije u okviru Ministarstva Finansija. Sistemu će moći da pristupe svi subjekti iz privatnog i i javnog sektora direktno bez plaćanja bilo kakve naknade ili preko informacionih posrednika ( specijalizovanih pravnih lica) koja se bave poslovima elektronskog fakturisanja a koji su prethodno dobili saglasnost Ministarstva finansija. Korisnici koji žele da preko informacionih korisnika obavljaju poslove elektronskog fakturisanja, moraju zaključiti odgovarajući ugovor i za to platiti odgovarajuću naknadu. Bitna je činjenica da neće biti u obavezi da biraju informacionog korisnika i za to plaćaju naknadu, to mogu raditi i samostalno i potpuno besplatno. Prilagođavanje računovodstvenih i knjigovodstvenih programa novom sistemu je neminovno i to će biti posao sa programere. Korisnici će direktno ili uz pomoć agencija za računovodstvene usluge izvoziti fakture u portal za elektronske fakture i preko njega će ih slati svojim poslovnim partnerima. Osim toga predviđena je i mogućnost direktnog unosa podataka u sistem elektronskih faktura bez izvoza.

Novine koje donosi primena Zakon o elektronskom fakturisanju

Zakon o elektronskom fakturisanju stupio je na snagu 7.maja 2021. godine, ali se njegova primena vezuje za tri relevantna datuma u zavisnosti da li se radi o subjektima iz javnog ili privatnog sektora :

1. Odredbe koje se primenjuju od 1. januara 2022.godine
2. Odredbe koje se primenjuju od 1. jula 2022. godine
3. Odredbe koje se primenjuju od 1. januara 2023. godine

Na koga se odnosi primena Zakona o elektronskom fakturisanju

Obavezna razmena faktura u elektronskom obliku biće za sve transakije između:

• Subjekata javnog sektora – što se odnosi na opšti nivo države i javna preduzeća koja nisu obuhvaćena opštim nivoom države
• Subjekata privatnog sektora koji su obveznici PDV-a
• Subjekata javnog i privatnog sektora

Obavezna razmena faktura u elektronskom obliku za gore navedene subjekte vršiće se preko posebnog sistema elektronskih faktura kojim će upravljati posebna služba Vlade Republike Srbije u okviru Ministarstva finansija. Sistemu će nakon uspostavljanja tehničkih uslova svi subjekti moći da pristupe besplatno ili će u njihovo ime, uz odgovarajuću nadoknadu to raditi specijalizovana pravna lica za elektronsko fakturisanje.

Izdavanje elektronskih faktura neće biti obavezno za transakcije koje se odnose na:

• Promet na malo i primljene avanse za promet na malo
• Ugovorne obaveze prema korisnicima sredstava iz međunarodnih okvirnih sporazuma
• Nabavku, modernizaciju i remont naoružanja i vojne opreme, kao i za sve nabavke dobara dobara i usluga koje su sa tim povezane

Preduzetnici i pravna lica koja nisu u sistemu PDV-a, nemaju obavezu da primenjuju Zakon o elektronskom fakturisanju, ali ukoliko to žele mogu kao dobrovoljni korisnici sistema primati, obrađivati i čuvati fakture na način propisan zakonom. Ukoliko se odluče za taj korak, onda su u obavezi da sitem koriste u tekućoj i narednoj kalendarskoj godini.

1. Odredbe koje će se primenjivati od 1. januara 2022. godine

Zakon predviđa obavezu izdavanja elektronskih faktura samo za obveznike PDV-a u transakcijama sa javnim sektorom kao i između samih subjekata u javnom sektoru. To zapravo znači da će se od 1. januara 2022. godine primenjivati sledeće:

1. Obveznici PDV-a imaju obavezu da izdaju elektronsku fakturu subjeku javnog sektora
2. Subjekt javnog sektora ima obavezu izdavanja elektronske fakture drugom subjektu javnog sektora
3. Subjekt javnog sektora će imati obavezu da primi i čuva elektronsku fakturu
4. Subjekt javnog sektora će imati obavezu da elektronski evidentira obračun PDV-a

Ovo zapravo znači da od 1.januara 2022.godine ( umesto od 1.jula 2021. godine kako je bilo predviđeno nacrtom zakona) svi obveznici PDV-a u transakcijama sa budžetskim korisnicima, javnim preduzećima i svim ostalim državnim organima moraju izdavati elektronske fakture, preko posebnog sistema sa svim propisanim elementima. Isto tako svi subjekti javnog sektora u međusobnim transakcijama moraju koristiti sistem za elektronsko fakturisanje kao i elektronsko evidentiranje i obračun PDV-a.

Usvajanjem i stupanjem na snagu Zakona o elekronskom fakturisanju 7. maja 2021.godine, prestaju da važe pojedine odredbe Zakona o računovodstvu kojima je bilo predviđeno da se elektronsko fakturisanje odnosi na sve transakcije od 1. januara 2022. Isto tako Zakon predviđa da 31.decembra 2021. godine pestaju da važe odredbe Zakona o rokovima izvršenja novčanih obaveza u komercijalnim transakcijama koje se odnose na Centralni registar faktura i obavezu registracije fakture pre plaćanja u komercijalnim tranakcijama.

2. Odredbe koje će se primenjivati od 1.jula 2022.godine

Drugi relevantni datum za primenu Zakona o elektronskom fakturisanju je 1. jul 2022.godini, od kog važi primena sledećih odredbi:

1. Subjekt javnog sektora ima obavezu da izda elektronsku fakturu subjektu javnog sektora
2. Obveznici PDV-a će imati obavezu da primaju i čuvaju elektronsku fakturu izdatu od strane subjekta javnog sektora
3. Obveznici PDV-a će imati obavezu da primaju i čuvaju elektronsku fakturu izdatu od strane drugog obveznika PDV-a

To zapravo znači da će sve fakture koje npr. izdaju javna preduzeća, obveznici PDV-a morati da primaju i čuvaju u elektronskom obliku poštujući proceduru i način na koji je to Zakon propisao. Zakon predviđa da privatni subjekti, obveznici PDV-a  pređu na obavezu elektronskog fakturisanja tek 1. januara 2023. godine, ali ukoliko određeni subjekt odluči da pređe na elektronski sistem izdavanja faktura pre tog datuma od 1.januara 2023. godine, subjekt kome se faktura izdaje mora primiti i čuvati takvu fakturu u elektronskom obliku. Privredni subjekt koji prima fakturu u tom slučaju ne može zahtevati papirni račun.

3. Odredbe koje se primenjuju od 1. januara 2023. godine

Počevši od 1. januara 2023 godine, primenjuju se i odredbe vezane je za transakcije  između subjekata u privatnom sektoru. Od ovog datuma svi obveznici PDV-a u svojim međusobnim transakcijama obavezni su da

1. Drugom obvezniku PDV-a izdaju isključivo elektronsku fakturu
2. Elektronski obračunavaju i evidentiraju PDV

Sve transakcije kupoprodaje dobara i usluga kao i avansnih plaćanja između subjekata privatnog sektora koji se nalaze u sistemu PDV-a moraju biti praćene odgovarajućom elektronskom fakturom.  Faktura mora sadržati sve elemente fakture koji su propisani i mora se evidentirati kroz elektronski sistem za fakturisanje kako bi knjigovodstvena agencija ili interni knjigovođa mogao da je procesuira i unese u knjuigovdstveni sistem.

Obavezni elementi elektronske fakture

Da bi faktura bila knjigovodstveno ispravna, obavezni elementi elektronske fakture su propisani zakonom i oni su u izvesnoj meri prošireni u odnosu na ono što je propisano Zakonom o PDV-u kao što su:

• Poslovno ime ili skraćeno poslovno ime, odnosno naziv, adresa, PIB i matični broj izdavaoca elektronske fakture
• Poslovni račun izdavaoca elektronske fakture
• Poslovno ime ili skraćeno poslovno ime, odnosno naziv, adresa, PIB i matični broj primaoca elektronske fakture
• Poslovni račun primaoca elektronske fakture
• Redni broj, datum i mesto izdavanja elektronske fakture
• Datum isporuke dobara odnosno pružanja usluga ili avansne uplate
• Iznos avansnih plaćanja ukoliko postoje
• Instrukcije za plaćanje
• Podatke o vrsti i količini isporučenih dobara ili vrsti i obimu izvršenih usluga
• Iznos osnovice za PDV
• Poreska stopa PDV-a
• Iznos PDV-a koji je obračunat na osnovicu;
• Ukupan iznos elektronske fakture;
• Napomena o odredbi zakona kojim se uređuje PDV na osnovu koje nije obračunat PDV

Faktura mora biti izdata u skladu sa srpskim standardom elektronskog fakturisanja, a koji je opet u najvećoj meri usklađen sa evropskim standardom za elektronsko fakturisanje. Za inspekcijski nadzor u pogledu usklađenosti standarda i samog izgleda fakture, biće zaduženo Ministarstvo finansija. Sistem će omogućiti i prijem elektronskih faktura koje su izdate i od strane lica iz inostranstva bez ikakve razlike u odnosu na domaće fakture.

Rok za prihvatanje ili odbijanje elektronske fakture

Primalac elektronske fakture biće u obavezi da pristupi sitemu faktura i proveri primljenu fakturu. On to može učiniti direktno ili preko informacionih posrednika. Pristupom sistemu i proveri fakture, primalac mora odlučiti da li prihvata ili odbija i to u roku od 15 dana od dana prijema elektronske fakture. Ukoliko je primalac fakture subjekt javnog sektora, i u propisanom roku od 15 dana ne prihvati ili ne odbije fakturu, smatraće se da je faktura prihvaćena. Sa druge strane, ako je u pitanju subjekt privatnog sektora, tj obveznik PDV-a, i u roku od 15 dana ne prihvati ili ne odbije fakturu, biće ponovo obavešten da je elektronska faktura izdata i imaće dodatni rok od 5 dana od dana. Ako u tom roku od 5 dana od dana dobijanja ponovnog obaveštenja primalac istu ne prihvati ili ne odbije smatraće se da je faktura odbijena.

Elektronske fakture se smatraće se dostavljenim samim trenutkom izdavanja, dok će se njihovo čuvanje takođe vršiti preko sistema za razmenu elektronskih faktura.

Podzakonski akti čije se usvajanje očekuje

Puna primena Zakona o elektronskom fakturisanju zahteva usvajanje 9 podzakonskih akata. Rok za njihovo donošenje je 6 meseci od početka primene zakona, što zapravo znači 7. novembra 2021. godine.

Vlada Republke Srbije treba da donese sledeće akte:

1. Akt o načinu i uslovima korišćenja sistema za upravljanje fakturama;
2. Akt o postupku i uslovima za davanje i oduzimanje saglasnosti za obavljanje poslova informacionog posrednika;
3. Akt o uslovima i načinu čuvanja elektronskih faktura, način obezbeđivanja verodostojnosti i integriteta sadržine faktura u papirnom obliku, kao i uslovi i način stavljanja na uvid elektronskih faktura na osnovu zahteva nadležnog organa.

Ministarstvo finansija treba da donese sledeća 6 podzakonska akta:

1. Akt o načinu i postupku elektronskog evidentiranja i obračuna PDV-a u sistemu elektronskih faktura;
2. Akt o načinu pristupanja i korišćenja sistema elektronskih faktura kao i korišćenje podataka koji su dostupni u sistemu elektronskih faktura;
3. Akt o načinu primene standarda elektronskog fakturisanja;
4. Akt kojim se utvrđuje minimalan sadržaj elektronske fakture neophodan za njeno procesuiranje kroz sistem, slučajevi u kojima pojedini elementi elektronske fakture mogu biti izostavljeni, slučajevi u kojima je predviđena obaveza iskazivanja dodatnih elemenata, na osnovu drugih propisa kojima se uređujue izdavanje određenih vrsta faktura, kao i forma i način dostave prateće i druge dokumentacije kroz sistem elektroniskih faktura;
5. Akt o načinu i postupku registrovanja za pristup sistemu elektronskih faktura;
6. Akt o načinu postupanja Centralnog informacionog posrednika u obavljanju svojih poslova