Kako odabrati agenciju za knjigovodstvene usluge – detaljan vodič

Knjigovdstvenu agenciju je veoma lako pronaći u Srbiji, jer ih ima veoma mnogo na tržištu. Mnogo veći problem je pronaći dobru agenciju za knjigovodstvene usluge koja će odgovoriti svim zahtevima klijenata. Na žalost, klijent ne može testirati usluge neke agencije za računovodstvo da bi znao da li želi da koriste njihove usluge, u praksi to najčešće izgleda tako što klijent provede u jednoj agenciji za knjigovodstvene usluge neko vreme, i tek nakon nekoliko meseci može da zaključi da li mu ta agencija odgovora, ili ne.

U nastavku teksta pokušaćemo objasniti kako da nađete dobru knjigovodstvenu agenciju u 3 jednostavna koraka.

1. Korak prvi: procenite cene za knjigovodstvene usluge

Sigurno niste očekivali da prvi parametar prilikom traženja dobre agencije za računovodstvo bude cena. Ali budimo realni, niko ne želi da plati za uslugu više nego što je njena prosečna cena na tržištu.

PROČITAJTE JOŠ: KOJE USLUGE TREBA DA PRUŽI KNJIGOVODSTVENA AGENCIJA >>

Naravno, najskuplja opcija nije uvek najbolja, ali nemojte izabrati ni najjeftiniju varijantu, jer najčešće se dogodi da na kraju platite mnogo više jer nisu uračunati dodatni troškovi.

Delimo par saveta kako da procenite cene knjigovodstvenih agencija.

1.1 Izbegnite da plaćate knjigovodstvenu agenciju po satu

Nikako ne želite knjigovođu koga ćete plaćati po satu, takve ponude slobodno precrtajte na Vašem spisku. Ova opcija nije povoljna jer nikada nećete znati na kraju meseca koliko ćete platiti knjigovođu jer ne znate koliko je utrošio sati na Vaše poslove. Možda u početku budete plaćali 3 sata, kasnije 4, pa 6 sati, a obim posla se neće povećavati. Knjigovodstenoj agenciji biće u cilju da što duže radi na tvom slučaju i tvojim papirima da bi više naplatili, a Vama je u cilju da papiri budu što pre gotovi. Uvek je bolja opcija platiti za rezultat, a ne vreme.

1.2 Izbegnite paket aranžmane knjigovodstvenih usluga

Mnoge agenije za knjigovodstvo nude paket aranžmane, odnosno za određenu sumu novca dobijate paket usluga na mesečnom nivou. Pa često možete videti zlatne, srebrne ili bronzane pakete u ponudi ovih agencija, ali kada bolje razmislite jedna stvar ne mora da radi i za drugog klijenta, odnosno svaki biznis ima specifične potrebe i probleme i ne može sve biti stavljeno u isti kalup, odnosno pokriveno sa istim paket aranžmanom usluga. Zatim postavlja se pitanje da li taj paket aranžman obuhvata sve usluge koje su potrebne za određeni tvoj, biznis. Sve usluge koje nisu obuhvaćene paket aranžmanom, moraćete na kraju meseca doplatiti.

1.3 Pravi izbor: prilagođena cena vašem poslovanju

Knjigovodstvena agencija bi trebala da pristupi svakom klijentu sa pojedinačnom cenom, odnosno u odnosu na vrstu i količinu usluga da formira cenu. Posle detaljne evaluacije klijentovog poslovanja, razgovora sa klijentom u kome se tačno definišu potrebe i usluge koje će pružiti knjigovodstvena agencija određuje se tačna cena usluge. Tako je najbolje i najlakše za obe strane i svi klijenti bi trebali da očekuju ovaj nivo usluge.

2. Korak 2: procenite knjigovodstvenu agenciju

Veoma je važno da dobro procenite sa kim ćete da poslujete, jer ta knjigovodstvena agencija će imati pristup svim Vašim poslovnim podacima. Morate naći pouzdanog saradnika na koga ćete moći da se oslonite, u koga ćete imati poveranja, jer ne želite da Vaš posao ostane neurađen ili da Vam se ne plate doprinosi na sredini meseca.

U nastavku predstavljamo neke smernice koje bi trebalo izbegavati prilikom odabira knjigovodstvene agencije.

2.1 Izbegnite solo igrače

Nema ništa loše u solo igračima, ali čest je primer u praksi da kada jedna osoba predstavlja knjigovodstvenu agenciju ne uspeva da na vreme odradi papire i pripremi sve za svog klijenta. Čast izuzecima, ali kada je reč o jednoj osobi to je najčešće knjigovođa koji radi od kuće prosto knjigoovđstvo sa previše klijenata. Takve knjigovodstvene agencije često nemaju iskustva sa složenijim knjigovdstvenim zadacima iz speciičnih privrednih grana. Ova opcija čak nije ni najjeftinija ako ste mislili da uštedite na knjigovodstvenim usluga.

2.2 Izbegnite CPA firme

Nemamo ništa protiv velikih CPA firmi jer su one broj jedan u svom zanatu, ali taj zanat nije vođenje knjiga. Ove velike firme imaju zaposlene knjigovođe koje će pomoći klijentima sa knjigama koje nisu sređene, ili klijentima koji nemaju svog knjigovođu i oni će to uraditi na najbolji mogući način.

PROČITAJTE JOŠ: VODIČ KROZ KNJIGOVODSTVENI ASPEKT POSLOVANJA NAKON OSNIVANJA FIRME >>

Problem je što naplaćuju izuzetno visoku tarifu po satu; tako da knjige će biti sređene ali po previsokoj ceni koju nema potrebe da platite. Ovakve firme su prevelike i nisu previše orijentisane prema klijentu, tako da može da dođe do toga da vam se ne svidi usluga. Previše vremena ćete čekati da vam uzvrate poziv, odgovore na pitanje, ili reše problem jer imaju previše klijenata.

2.3. Izbegnite međunarodno (offshore) knjigovodstvo

Ako mislite da ćete usluge knjigovodstvene agencije platiti manje u inostranstvu, varate se. Prvo ćete izgubiti vreme objašnjavajući strancu šta vama od usluge treba, a drugo Vaš biznis i knjige želite da poverite nekome ko se razume u knjigovodstvena pravila, zakone i regulative zemlje u kojoj se biznis nalazi. Mnogo vremena ćete izgubiti na komunikaciji, a i dalje nismo sigurni na koji način ćete ispratiti sve korake posla i steći poverenje u osobu koju ćete proveriti samo preko neke Internet platforme za komunikaciju. Zakon i propisi su skloni promenama u Srbiji, i potreban vam je neko ko je u toku i ko će to sve ispratiti. Pre svega, za mali biznis je veliko gubljenje vremena angažovati nekoga za knjigovodstvene usluge van Srbije, sasvim jedan nepotreban stres i trošak sa vrlo malo benefita.

2.4 Reference i preporuke

Najbolje je da angažujete pouzdanu knjigovodstvenu agenciju smeštenu u Srbiji, koja u svom sastavu ima tim pouzdanih knjigovođa sa dugogodišnjim iskustvom. Na taj način bićete sigurni da će vam posao biti urađen na najbolji mogući način blagovremeno bez kašnjenja.

PROČITAJTE JOŠ: RAČUNOVODSTVENE USLUGE: ŠTA IH RAZLIKUJE OD KNJIGOVDSTVENIH USLUGA >>

Ovakav tip agencija uvek ima dobar odnos sa klijentima i komunikaciju koja je na visokom nivou, tako da ćete uvek na vreme dobiti odgovor na Vaše pitanje, uvek će Vam se javiti na telefon, platiti doprinose i porez na sredini meseca, i voditi računa o vašem biznisu na mesečnom nivou. Ovakve knjigovodstvene agencije najčešće imaju mnogo iskustva sa malim i srednjim preduzećima i poznaju sve propise i zakonske regulative sa kojima se preduzetnik susreće na mesečnom nivou. Knjigovođe u takvim agencijama su apsolutno obučene za rad sa raznovrsnim klijentima i različitim biznisima, i često u svojim prostorijama imaju najnovije alate i tehnologiju koja prati knjigovodstvene trendove i olakšava im svakodnevni posao.

Svaka firma želi da ima zadovoljne klijente, zato postoje usmene, pismene, i online recenzije koja Vam mogu biti od pomoći prilikom odabira knjigovodstvene agencije. Niko ne želi da angažuje knjigovodstvenu agenciju sa lošom recenzijom, zato bacite se u istraživanje, čitanje i odabir agencije vrlo obazrivo jer sa tom agencijom morate uspostaviti odnos poverenja, jer im predajete na čuvanje srž Vašeg biznisa.

Ako ne budete morali da brinete o svojim knjigama, energiju ćete moći usmeriti na razvijanje Vašeg posla, nećete gubiti vreme na periferne stvari kao što je vođenje knjiga, već ćete se posvetiti onome što najbolje znate da radite. Delegiranjem posla knjigovodstvenoj agenciji ne gubite resurse, već ih dobijate; plaćate vođenje knjiga, a dobijate neprocenjivo vreme za bavljenje Vašim biznisom.

3. Korak treći: procenite knjigovodstvenu agenciju i način na koji radi

Poslednji, ali ne i najmanje važan delić slagalice je da dobro procenite knjigovodstvenu agenciju i njihov metod rada jer poznato je da ne funkcioniše sve jednako dobro za sve biznise i poslove. Mnogi biznisi zahtevaju fleksibilnost koju neke knjigovodstvene agencije nisu spremne da pruže, zato dobro ispitajte taj segment pre nego se upustite u avanturu sređivanja knjiga sa nekom od njih.

U nastavku pročitajte na kojih par sitnica da obratite pažnju prilikom odabira knjigovodstvene agencije:

3.1 Izbegnite knjigovođe koje dolaze kod vas u kancelariju da vode knjige

Ovako se nekada radilo, ali to više nije sistem koji je efikasan, zato što je vođenje knjiga iz klijentove kancelarije izuzetno spor proces, jer knjigovođa mora da se privikava na uslove rada, računar, tastaturu, i poslovno okruženje. Takav vid obavljanja usluga u današnjem vremenu je prilično neprihvatljivo, jer ne želite da pomerate Vaš poslovni sastanak u Vašoj kancelariji zato što knjigovođa nije završio sve papire, ili ne želite da molite knjigovođu da izađe napolje i prekida posao na pola sata dok Vi obavljate poverljiv razgovor vezano za Vaš posao. U krajnjem slučaju, ne želite da Vaš knjigoovđa koristi Vaš lični računar, jer zašto bi gubili na privatnosti i komociji u svojoj kancelariji.

PROČITAJTE JOŠ: KAKO IZGLEDA SARADNJA SA AGENCIJOM ZA RAČUNOVODSTVENE USLUGE >>

Ne treba vam knjigovođa koji će raditi dodatni i sporedni posao u kancelariji, za to imate sekretaricu. Najbolje rešenje u ovakvim slučajevima da se sekretarica obuči da radi proste knjigovodstvene zadatke ili samu pripremu papira koju će dostaviti knjigovođi. Tako ćete dobiti svoju kancelariju samo za sebe, a obućeni knjigovođa sa iskustvom će Vam održavati knjige u svojoj agenciji, na svom računaru.

3.2 Zahtevi za skeniranje ili sljanjem mailom svih potvrda

Nemojte gubiti vreme na ovo. Ovo je zastareo način rada, pravljenje duplog i nepotrebnog posla za vas. Svaka individualna transakcija će biti upisana u knjige, i knjigoovđa uvek će dobiti izvod iz banke vezano za to, nema potrebe da skenirate ili štampate obaveštenje od banke sa mail-a. Možete sačuvati te file-ove i mail-ove, ali oni su nepotrebni za Vašeg knjigovođu i obavljanje njegovog posla vezanog za Vaše poslovanje.

Ako potrošite novac sa Vašeg poslovnog računa, tada je potrebno da priložite detalje Vaše kupovine knjigovođi. Na ovaj način uštedećete vreme koje vam je potrebno za razvijanje i funkcionisanje Vašeg poslovanja, a ako knjigovođa to ne razume, prosto nađite novog.

3.3 Zabrana pristupa vašim papirima i file-ovima

Zapamtite ovo, ne želite da radite sa knjigovodstvenom agencijom koja vam onemogućava pristup Vašim poslovnim file-ovima i online računima, jer to je pre svega Vaša firma i sve vreme morate znati šta se dešava, biti u toku sa mesečnim papirima. Niko ne želi knjigovođu koji će informacije držati za sebe i neće ih podeliti sa vama. Ključ dobrog poslovanja je pre svega transparetnost i za uslugu koju plaćate treba da imate sve informacije na raspolaganju.

3.4 Napredni knjigovodstveni programi

Postoje standardi kada su u pitanju software i programi koji se koriste u današnjem knjigovodstvu i ne treba da pristanete na ništa manje od toga. Živimo u tehnološki najnaprednijem veku i ne želite da Vaš knjigovođa ne ide u korak sa vremenom i tehnološkim razvojem. Upotreba određenih programa ubrzava proces rada i stvara određeni standard koji je postao prepoznatljiv kada je vođenje knjiga u pitanju.

PROČITAJTE JOŠ: KO MOŽE DA PRUŽA KNJIGOVODSTVENE USLUGE – PREGLED ZAKONSKIH KRITERIJUMA >>

Ako knjigovođstvena agencija ili Vaš knjigovođa ne poznaje nove standarde i ne koristi nove softverske programe zar zaista želite da vam on vodi knjige i brine o Vašem poslovanju. Naravno, da ne želite. Najbolje je da se u samoj agenciji raspitate koji software koriste i na koji način bi vam pružali usluge. Tako ćete najbolje moći odlučiti da li su oni pravi izbor za vas i Vaš biznis.

3.5 Knjigovodstvena agencija sa transparentnim načinom rada

Prvi i osnovni zadatak svake knjigovodstvene agencije je da klijentu obezbedi blagovremeno sve informacije vezane za njegov posao. Knjigovođa bi trebao da svakom klijentu pristupi individualno, da dobro proceni poslovanje, ukaže na potencijalne rizike i sagleda obim posla. Dobra komunikacija između klijenta i knjigovođe je ušteda vremena koja će činiti poslovanje efikasnijim i bržim. Vaš knjigovođa mora biti sposoban da Vam objasni sve vezano za Vaš posao na jednostavan način da biste razumeli.

Zaključak: kako pronaći pravu knjigovodstvenu agenciju

Ako se budete vodili ovim koracima gore navedenim i obratili pažnju na to lako ćete pronaći odgovarajuću knjigovodstvenu agenciju za Vaš posao.

• Odgovarajuća cena – prilagođena cena Vašem poslovanju određena nakon procene, platite samo one usluge koje će vam knjigovođa obezbediti.
• Odgovarajuća knjigovođstvena agencija- znaćete da ste našli odgovarajuću agenciju za računovodstvo kada u svakom trenutku budete znali odgovore na sva Vaša pitanja vezana za Vaše poslovanje, i kada uspostavite transparentan odnos sa knjigovođom na dnevnom nivou.
• Odgovarajući način rada knjigovodstvene agencije- ako na vreme dobijete kvalitetno urađene papire znaćete da ste napravili pravi izbor i da prava agencija za računovodstvo vodi Vaše poslovanje.

Za sva pitanja vezana za početak saradnje sa našom agencijom, ili uopštena pitanja vezana za odabir knjigovodstvene agencije; agencija HLB T&M Consulting stoji vam na raspolaganju.