Priprema za završni račun: šta firma treba da pripremi, a šta radi agencija

Kraj poslovne godine za mnoge direktore i preduzetnike u Srbiji donosi pomešana osećanja. Sa jedne strane, tu je zadovoljstvo zbog postignutih rezultata. Sa druge strane, približava se period i priprema za završni račun – proces koji često prati stres, prikupljanje ogromne količine dokumentacije i strah da nešto ne bude zaboravljeno.

Jedno od najčešćih pitanja koje čujemo od klijenata u ovom periodu je: “Šta mi tačno treba da spremimo, a šta je posao agencije?”

Ovde ćemo probati da jasno razgraničimo odgovornosti i pokažemo vam kako da proces pripreme za završni račun pretvorite iz stresnog posla u rutinsku, organizovanu aktivnost.

Sadržaj:

Šta firma treba da pripremi? (Vaš domaći zadatak)

Vaša uloga kao direktora firme je da budete pouzdan izvor informacija. Knjigovodstvena agencija ne može da “izmisli” vaše poslovne događaje – ona se oslanja na dokumentaciju koju joj vi dostavite. Vaš zadatak je da prikupite i predate sve što dokazuje vaše poslovne aktivnosti tokom godine.

Zamislite to kao pripremu sastojaka za vrhunskog kuvara. Vi donosite sveže i kvalitetne namirnice, a kuvar (agencija) od njih stvara savršeno jelo (završni račun).

Vaša ček-lista ključnih dokumenata:

• Svi izvodi iz banke: Kompletni izvodi za sve dinarske i devizne račune za period od 1. januara do 31. decembra.
• Sve izlazne fakture: Sve fakture koje ste izdali svojim kupcima tokom godine.
• Sve ulazne fakture i računi: Svi računi koje ste primili od dobavljača (za robu, usluge, materijal, kiriju, komunalije…).
• Gotovinski računi: Svi računi plaćeni gotovinom ili poslovnom karticom, zajedno sa fiskalnim isečcima.
• Ugovori: Kopije svih važnih ugovora sklopljenih tokom godine (ugovori o zakupu, ugovori o kreditu, lizingu, ugovori o delu, itd.).
• Putni nalozi: Uredno popunjeni i obračunati putni nalozi za službena putovanja.
• Popis imovine i obaveza: Stanje zaliha robe ili materijala na kraju godine, kao i popis osnovnih sredstava (opreme, vozila, nekretnina).

Ključ je u ažurnosti i kompletnosti. Što urednije i redovnije dostavljate ovu dokumentaciju tokom godine, to će proces izrade završnog računa biti bezbolniji.

Šta radi agencija? (Put do finalnog izveštaja)

Kada predate svoju dokumentaciju, na scenu stupa vaša knjigovodstvena agencija. Njena uloga, kao centralni deo naših računovodstvenih usluga, jeste da sve te sirove podatke proveri, obradi, klasifikuje i na kraju pretoči u zvanične finansijske izveštaje. Sve u skladu sa zakonima i računovodstvenim standardima Srbije.

Agencija je vaš strateški partner koji osigurava da je sve urađeno tačno, zakonski ispravno i na vreme.

Ključni zadaci agencije:

• Kontrola i knjiženje: Provera ispravnosti svih dostavljenih dokumenata i njihovo evidentiranje (knjiženje) u poslovnim knjigama.
• Obračun amortizacije: Izračunavanje smanjenja vrednosti osnovnih sredstava (opreme, vozila…).
• Usklađivanje stanja: Upoređivanje knjigovodstvenog stanja sa stvarnim stanjem (usklađivanje sa bankom, kupcima, dobavljačima).
• Izrada finansijskih izveštaja: Sastavljanje ključnih izveštaja:
  • Bilans uspeha: Prikazuje da li je firma poslovala sa dobitkom ili gubitkom.
  • Bilans stanja: Prikazuje imovinu i obaveze firme na dan 31. decembar.
• Obračun poreza na dobit: Kalkulacija poreza koji firma treba da plati na ostvarenu dobit.
• Priprema i predaja završnog računa: Sastavljanje kompletne poreske prijave i finansijskih izveštaja i njihova zvanična predaja Poreskoj upravi i Agenciji za privredne registre (APR) u zakonskim rokovima.

Idealan scenario je partnerstvo, a ne prebacivanje odgovornosti 

Najuspešnije kompanije ne gledaju na svoju agenciju kao na nekoga kome na kraju godine samo prebace gomilu papira. One gaje partnerski odnos tokom cele godine.

Kada redovno komunicirate sa svojom agencijom, vi postižete mnogo više od puke usklađenosti sa zakonom:

• Poreska optimizacija: Agencija vas može na vreme savetovati kako da donesete poslovne odluke koje imaju povoljniji poreski tretman.
• Rano uočavanje problema: Redovan uvid u vaše knjige omogućava agenciji da primeti negativne trendove (npr. pad profitabilnosti ili problem sa likvidnošću) pre nego što postanu ozbiljna pretnja.
• Nema stresa u poslednjem trenutku: Kada se dokumentacija predaje mesečno, kraj godine postaje samo formalnost, a ne panična potraga za zaboravljenim računima.

Od stresa do strategije

Priprema za završni račun ne mora biti noćna mora. Uz jasnu podelu zadataka i redovnu komunikaciju, to je proces koji vašoj firmi donosi red, sigurnost i vredne informacije za donošenje pametnijih poslovnih odluka u budućnosti.

Vaš zadatak je da obezbedite kompletnu dokumentaciju. Naš zadatak u HLB TM je da se pobrinemo za sve ostalo.

Spremni da ovogodišnji završni račun dočekate bez stresa? Kontaktirajte nas da porazgovaramo o tome kako možemo da vam pomognemo.