eBolovanje – Poslodavac: vodič kroz sistem, bez pravničkog jezika

Ako ste do sada saznavali da je zaposleni na bolovanju tek kada bi vam neko doneo doznaku, sistem eBolovanje – Poslodavac menja upravo to. Podaci o privremenoj sprečenosti za rad vaših zaposlenih sada stoje na jednom mestu, dostupni u realnom vremenu, a kroz isti sistem se podnose i zahtevi ka RFZO.

Zvanično korisničko uputstvo je opsežno i pisano tehnički. U nastavku vam prenosimo ono što je poslodavcu stvarno potrebno da zna, redom kojim ćete se s tim i susretati.

Sadržaj:

Šta je zapravo ovaj sistem

Najkraće: eBolovanje – Poslodavac je prozor u državni sistem eBolovanje, koji vodi Ministarstvo zdravlja. Podatke o bolovanju ne unosite vi — unosi ih zdravstveni sistem, a vi ih vidite.

Sistem radi tri stvari:

• daje vam uvid u otvorena, produžena i zaključena bolovanja zaposlenih,
• omogućava da podnesete zahtev za obračun ili refundaciju naknade zarade ka RFZO,
• omogućava da uložite prigovor na ocenu izabranog lekara ili lekarske komisije.

Ono što sistem ne radi: ne menja medicinske podatke, ne proverava da li je novac stigao na vaš račun i ne popunjava umesto vas.

Ko u firmi dobija pristup

Pristup ide preko naloga na Portalu eUprava, a zatim zavisi od dodeljene uloge. Uloge se dodeljuju na eUpravi, ne unutar samog sistema — to je najčešći razlog zašto neko „ne može da uđe”.

U praksi: direktor ili ovlašćeno lice uzima ulogu zakonskog zastupnika, osoba koja radi obračun zarada uzima ulogu za obračune, a HR najčešće ulogu za rad u sistemu.

Prva prijava: profil poslodavca

Pri prvom ulasku sistem vas vodi na kreiranje profila poslodavca. Dok to ne uradite, ništa drugo nije dostupno. Profil se kreira samo jednom.

Osnovni podaci — poslovno ime, PIB, matični broj, sedište — povlače se automatski i ne mogu se menjati. Vi unosite dva obavezna podatka:

• Namenski račun — račun na koji idu isplate i refundacije, u formatu XXX-XXXXXXXXXXXXX-XX.
• Elektronska adresa za obaveštenja — na nju stižu obaveštenja kada se bolovanje otvori, produži ili zatvori.

Sitnica koja se lako previdi: ta adresa ne mora biti ista kao kompanijska. Ako je usmerite na osobu koja vodi obračun zarada, dobićete upozorenje istog dana umesto krajem meseca.

Svakodnevni pregled bolovanja

Po ulasku vidite tabelu bolovanja za tekući mesec, koja se osvežava pri svakom pristupu.

Svako bolovanje ima jedan od statusa: Aktivno, Produženo, Zaključeno, Poslato na prvostepenu komisiju, Poslato na drugostepenu komisiju ili Otkazano. Listu možete filtrirati po statusu (i po više njih odjednom), po uzroku bolovanja, po zaposlenom i po periodu.

Za obračun su najkorisnija tri dodatna filtera: sa doznakama u mesecu, otvorena u mesecu i zatvorena u mesecu. Pregled se izvozi u XML, JSON ili Excel — mesečni Excel izvoz je najbrži način da se podaci prebace u obračun zarada.

Važno o dijagnozi: naziv dijagnoze i MKB-10 šifra prikazuju se isključivo ako je zaposleni dao dozvolu za to. Ako je to polje prazno, sistem ne greši — zaposleni jednostavno nije dao saglasnost, i to je njegovo pravo. Svi podaci o bolovanju su vam dostupni samo za čitanje; možete preuzeti potvrdu i doznaku u PDF-u, ali ništa menjati.

Ako je neko zaposlen kod dva poslodavca istovremeno, oba vide podatke o tom bolovanju.

Preuzimanje dokumenata u paketu

Umesto da doznake skidate jednu po jednu, možete zatražiti sve odjednom. Dva ograničenja treba zapamtiti:

• Period je najviše 31 dan po zahtevu, pa se dokumentacija prirodno preuzima mesec po mesec.
• Link za preuzimanje ističe posle 72 sata. Ako propustite taj rok, zahtev se jednostavno ponavlja, ali je šteta gubiti vreme.

Uobičajeni mesečni ritam je dva zahteva za isti period — jedan za potvrde, jedan za doznake. Rezultat je ZIP arhiva sa PDF dokumentima.

Tri izveštaja koja vredi koristiti

Sistem nudi izveštaje koji se svi izvoze u Excel:

1. Broj bolovanja zaposlenih — po mesecima, sa prosečnim trajanjem i brojem bolovanja dužih od 30 dana. Koristan za kadrovsko planiranje.
2. Broj bolovanja na teret poslodavca i na teret RFZO — direktno vam govori koliki deo tereta ostaje vama.
3. Broj bolovanja po filijalama i zdravstvenim ustanovama.

Obračuni: kako se traži novac od RFZO

Ovo je deo sistema zbog kojeg većina poslodavaca i ulazi.

Dva tipa zahteva i rokovi

Rok od 15 dana je kratak i vezan je za dan isplate zarade, ne za kraj meseca. To je najčešći razlog zbog kog poslodavci ostanu bez sredstava na koja su imali pravo.

Ko ispunjava uslove

Pri dodavanju zaposlenih u zahtev, sistem zeleno označava one koji po raspoloživim podacima ispunjavaju uslove za isplatu na teret RFZO. Osnov i procenat zavise od uzroka sprečenosti za rad:

Zaposleni koji nije zeleno označen i dalje može ući u zahtev — konačnu odluku donosi RFZO.

Put zahteva, ukratko

Kreirate zahtev (naziv, filijala RFZO, godina i mesec, tip obračuna) → dodajete zaposlene na osnovu doznaka → unosite podatke za svakog pojedinačno → označavate obavezne izjave i prilažete dokumentaciju → potpisujete → šaljete.

Nekoliko tačaka koje usporavaju posao ako se ne znaju unapred:

• Obavezna dokumentacija je izjava o isplaćenoj zaradi i izvod iz pojedinačne poreske prijave. Sve što prilažete mora biti PDF do 1 MB.
• Ako je u pitanju prva isplata za to bolovanje, otvara se sekcija za potvrdu o ostvarenoj zaradi — podaci se učitavaju XML fajlom ili unose ručno.
• Za zaposlenog kod više poslodavaca prilažete zbirne podatke o zaradi kod svih poslodavaca, a platne listiće skenirate kao jedan dokument po mesecu.
• Potpisuje se kvalifikovanim elektronskim sertifikatom, sa kartice ili u kloudu.

I najvažnije: potpisivanje nije slanje. Posle potpisa morate kliknuti „Pošalji zahtev”, inače zahtev ostaje kod vas.

Šta sledi posle slanja

RFZO proverava podatke i dokumentaciju, pa zahtev završava u jednom od tri ishoda po zaposlenom: prihvaćen (dobijate obračun na obrascu OZ-10), odbijen (dobijate obrazloženje) ili za dopunu.

Najčešći razlozi odbijanja su prozaični — isplata je već izvršena, podaci nedostaju ili nisu ispravni, doznaka nije validna.

Ako je traženo dopuniti podatke, postojeći zahtev se ne ispravlja — kreira se novi zahtev sa tim zaposlenima. Takvi zaposleni se automatski vraćaju na listu dostupnih.

Kada novac stigne, sami označavate polje „Označi da je isplaćeno”. Sistem to ne proverava umesto vas, a dok ne potvrdite, zahtev se ne smatra realizovanim.

Poništene doznake

Ako izabrani lekar naknadno izmeni podatke o bolovanju, stare doznake postaju nevažeće i sistem generiše nove. Postoji poseban pregled poništenih doznaka — vredi ga proveriti pre slanja obračuna, da ne biste potraživali po doznaci koja više ne važi.

Prigovori: rok od tri dana

Ako sumnjate da je bolovanje neosnovano, kroz sistem možete uložiti prigovor na ocenu izabranog lekara ili lekarske komisije.

Rok je kratak: tri dana od poslednje akcije nad bolovanjem — od otvaranja, zaključenja, izmene ili poslednje ocene. Uz prigovor idu obrazloženje i, po potrebi, do dva PDF dokumenta kao dokaz. Za većinu tokova unosite i adresu na koju će vam rešenje stići poštom.

Sedam grešaka koje se najčešće ponavljaju

1. Uloga nije dodeljena na eUpravi, pa ulazak u sistem uopšte nije moguć.
2. Propušten rok od 15 dana za naknadu zarade.
3. Zahtev je potpisan, ali nikada poslat.
4. Link za preuzimanje dokumenata istekao posle 72 sata.
5. Dokument veći od 1 MB ili u pogrešnom formatu.
6. Izabrana pogrešna filijala RFZO — bira se prema mestu gde je bolovanje otvoreno.
7. Isplata nije označena, pa zahtev zauvek stoji kao nerealizovan.

Šta zaključujemo

eBolovanje – Poslodavac nije komplikovan sistem, ali jeste sistem sa kratkim rokovima i dosta sitnih pravila. Firme koje ga uvedu u mesečnu rutinu — izvoz podataka, preuzimanje dokumentacije, zahtev odmah po isplati zarade — brzo prestanu da razmišljaju o njemu. Oni koje ga ostave za kasnije gube novac na koji imaju pravo.

Ako vam obračun zarada i prateća administracija oduzimaju više vremena nego što bi trebalo, tu možemo da preuzmemo posao.